Hoe werkt het tijdrapport PDF?

  • Laatst geupdate op 9 september 2024 om 10:52
Let op: Kunt u dit niet vinden in uw Cloud? Dit artikel bevat functies die beschikbaar zijn met het Essential (of Plus) Plan van TimeMoto Cloud. Als u het meeste uit uw TimeMoto-account wilt halen, zorg er dan voor dat u uw plan upgradet naar uw behoeften!

Als je TimeMoto gebruikt met het Essential-plan (of hoger), kunt u de exports van uw tijdrapporten downloaden als PDF. Dit formaat maakt het gemakkelijker om leesvriendelijke rapporten te maken en ze naar uw medewerkers te e-mailen.

Dit artikel helpt u om uw PDF-rapporten beter te begrijpen en legt uit hoe u de waarden tussen uw webversie en het rapportbestand kunt controleren.

Op zoek naar specifieke informatie? Hier zijn de verschillende secties die in dit artikel worden besproken (klik op de links om naar individuele sectie te gaan):

Koptekst tijdrapport

Laten we eerst eens kijken naar de koptekst van de PDF-export. In de linkerbovenhoek ziet u de naam van uw bedrijfsaccount. In de rechterbovenhoek ziet u de huidige rapportageperiode. Daaronder vind u enkele werknemer-specifieke gegevens:

  1. Naam: De volledige naam van de medewerker, bestaande uit voor- en achternaam.
  2. Afdeling: De afdeling van de werknemer, overeenkomend met de afdeling die is toegewezen in de werknemerskaart (indien aanwezig).
  3. Rooster: Indien aanwezig in de werknemerskaart, wordt hier de naam van het aan de werknemer toegewezen rooster weergegeven.
  4. Werknemersnummer / tweede werknemersnummer: Het (tweede) werknemersnummer van de werknemer zoals ingevoerd op de werknemerskaart (indien aanwezig).

Opmerking: Deze informatie komt overeen met de instellingen van de werknemer op het moment van exporteren. Als u meer wilt weten over de werknemerskaart en hoe u deze kunt instellen, raden wij u het volgende artikel aan:

De werknemerskaart

Tijdrapportgegevens (PDF)

Het tijdrapport bestaat uit een vaste selectie van gegevens. In tegenstelling tot de flexibele webversie is de selectie altijd hetzelfde:

  1. Datum en dag: elke regel wordt weergegeven met de datum en dag van de week waarover wordt gerapporteerd.
  2. Boekingsstatus (IN/UIT): alle boekingsacties worden gesorteerd op boekingsstatus. Alle [Inklokken] en [Terug] acties worden beschouwd als [IN] acties en worden aan de linkerkant weergegeven. Alle [Uitklokken] en [Pauze] acties worden beschouwd als [UIT] acties en worden aan de rechterkant weergegeven. Als een afwezigheid is gepland, wordt op deze regel het aantal uren afwezigheid (zowel betaald als onbetaald) weergegeven.
  3. Gepland: Deze kolom geeft de uren weer die voor die dag zijn ingepland. Dit aantal wordt meestal bepaald door het (de) rooster(s) of planningsitem(s) die aan de werknemer zijn toegewezen via de werknemerskaart of agenda. Deze kolom komt overeen met de kolom [Geplande uren] in de webinterface.
  4. Gewerkt: Deze kolom geeft de uren weer die meetellen als gewerkte of betaalde afwezigheidstijd van de werknemer. Het komt overeen met de som van de kolom [Gewerkte uren] en alle afwezigheidsuren in de kolom [Afwezigheid] in de webinterface, als het betaalde afwezigheden zijn.
  5. Saldo: Deze kolom toont het verschil tussen de gerealiseerde en de geplande uren van de werknemer. Het komt overeen met de kolom met dezelfde naam in de webinterface.
  6. Commentaar/code: Dit gedeelte bevat alle toegevoegde opmerkingen en afwezigheids- of projectcodes. Deze worden handmatig toegevoegd door de manager of automatisch door geplande of geklokte projecten en geplande afwezigheden.

Daarnaast wordt elke week apart weergegeven en begint met een regel die het weeknummer en het jaar aangeeft. De laatste rij toont het wekelijkse totaal van de kolommen Gepland, Gewerkt en Saldo.

In de allerlaatste rij worden de totale uren van de kolommen Gepland, Gewerkt en Saldo van alle dagen van de huidige periode samengevat.

Bijlage van het tijdrapport

In de bijlage van het tijdrapport worden statistische gegevens over verschillende items met betrekking tot verlof, overuren en afwezigheden van de werknemer weergegeven.

Vakantie

Dit gedeelte documenteert de uren van afwezigheid gerelateerd aan de afwezigheidsboekhouding "afgetrokken van vakantiesaldo" (ingesteld in Pauzes en afwezigheden). Deze worden weergegeven in dagen of uren, afhankelijk van de instellingen in de Afwezigheidsmanager:

  1. Totaal: Het totaal aantal vakantiedagen waarop de werknemer recht heeft gedurende het jaar.
  2. Gerelateerd: Het aantal opgenomen vakantiedagen tot het begin van de huidige rapportageperiode.
  3. Deze periode: Het aantal vakantiedagen dat is opgenomen in de huidige rapportageperiode.
  4. Saldo: Het huidige vakantiesaldo zoals te zien op de werknemerskaart op het moment dat het rapport wordt geëxporteerd. Dit is inclusief vakantiedagen die al gepland waren voor een latere datum!

Heeft u vragen over u vakantiesaldo? Lees dit artikel voor meer informatie over hoe het werkt en de mogelijke oorzaken van verschillen:

Vakantiesaldo

Overuren

Opmerking: Overuren zien er voor medewerkers anders uit, afhankelijk van of ze een salarissjabloon toegewezen hebben gekregen of vereenvoudigde overuren gebruiken. Lees meer over overurenbeheer in TimeMoto in het volgende artikel:

Overuren beheren in TimeMoto Cloud

Als een werknemer geen salarissjabloon toegewezen heeft gekregen (en dus de vereenvoudigde overureninstellingen gebruikt), ziet het gedeelte Overuren er als volgt uit:

  1. Tijd-voor-tijd ervoor: Het saldo aan compenserende vrije tijd voor het begin van de huidige rapportageperiode.
  2. Gecumuleerd: De compenserende vrije tijd die de werknemer heeft opgebouwd tijdens de huidige rapportageperiode.
  3. Totale saldo: Het eindsaldo van de compensatie-uren, rekening houdend met de vorige en de huidige opgebouwde uren (inclusief eventuele handmatige wijzigingen!).

Als aan een werknemer toch een salarissjabloon is toegewezen (waardoor het geavanceerde overurenbeheer via het salarisrapport wordt geactiveerd), dan toont het overurengedeelte dezelfde elementen als hierboven uitgelegd. Daarnaast wordt er nog een ander element boven weergegeven:

  • Opgebouwd: Dit toont de opgebouwde overuren die door een manager zijn verwerkt.

Afwezigheden

Dit gedeelte documenteert alle afwezigheden die zijn opgenomen tijdens de rapportageperiode. Het is onderverdeeld in de 3 afwezigheidstoeslagen die zijn toegewezen aan de op dat moment geplande afwezigheden. Of deze cijfers worden weergegeven als dagen of uren hangt af van je instellingen in de Afwezigheidsmanager:

  1. Betaald: Omvat alle afwezigheidstypen die zijn gemarkeerd met de toeslag "Betaalde afwezigheid".
  2. Onbetaald: Omvat alle afwezigheidstypen die zijn gemarkeerd met de vergoeding "onbetaalde afwezigheid".
  3. Vakantie: Omvat alle afwezigheidstypen die zijn gemarkeerd met de vergoeding "In mindering gebracht op vakantiesaldo".

Tip: Als u meer wilt weten over afwezigheidstypen, hoe u ze instelt en hoe u de juiste afwezigheidsvergoeding gebruikt, lees dan het volgende artikel:

Pauzes en afwezigheden

Tijdstempel

Last but not least krijgt elk PDF-tijdrapport een tijdstempel om de datum en tijd waarop dit rapport is gemaakt te documenteren. Dit tijdstempel helpt bij het verklaren van verschillen tussen meerdere exports die op verschillende tijdstippen zijn gemaakt, vooral als een manager de tijdrapportgegevens tussen exports wijzigt.

Waarom komen sommige getallen in mijn PDF-bestand niet overeen met mijn instellingen?

Het eerste wat u altijd kunt controleren is of het geëxporteerde (of afgedrukte) PDF-rapport up-to-date is. Als het rapport ouder is, kan het zijn dat sommige gegevens zijn gewijzigd sinds de export, waardoor het rapport afwijkt van wat je ziet in de webinterface.

Specifieke voorbeelden

Zijn er bepaalde getallen die niet overeenkomen met je instellingen? Dit kan ook te maken hebben met iets dat eerder is ingesteld. Hier zijn enkele voorbeelden die u misschien al een logische verklaring geven:

Gewerkt: Als u behaalde uren niet overeenkomen, kan dit te maken hebben met uw werkuren en/of afwezigheidsuren. Vergeet niet dat alleen betaalde afwezigheden meetellen voor de behaalde uren! Zie dit artikel voor meer informatie:

Saldo en overuren: Staan er waarden in uw saldo of overuren/flexibank die niet kloppen? Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Bekijk dit artikel voor meer informatie:


Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Was dit artikel behulpzaam?