Mijn afwezigheden kloppen niet. Waarom niet?

  • Laatst geupdate op 12 november 2024 om 09:40

Let op: Kunt u dit niet vinden in uw Cloud? Dit artikel bevat functies die beschikbaar zijn met het Plus Plan van TimeMoto Cloud. Als u het meeste uit uw TimeMoto-account wilt halen, zorg er dan voor dat u uw plan upgradet naar uw behoeften!

Het doel van het tijdrapport is voornamelijk het registreren en documenteren van de (geplande en geklokte) werkuren van werknemers, inclusief pauzes en soms afwezigheden. Maar wat als de cijfers in het rapport niet overeenkomen met wat u had verwacht?

In dit artikel lopen we door de instellingen die uw Afwezigheid kunnen beïnvloeden en laten we u voorbeelden zien die misschien ook op u van toepassing zijn.

Hier zijn de redenen in een notendop (volg de link voor voorbeelden en meer details):

  1. Pauzes: Pauzes kunnen van tevoren worden gepland en verminderen de duur van het afwezigheden, omdat pauzes geen afwezigheid vereisen.
  2. Niet-geplande dagen: Als een deel van een reeks volledige dagen afwezigheid, dagen zonder planning omvat, dan omvatten deze vrije dagen geen verzuimtijd.
  3. Ongeplande afwezigheden: Als een werknemer afwezig van werk of als een afwezigheid niet gepland is, zal het tijdrapport ook geen afwezigheidsduur weergeven.

1. reden – pauzes

Pauzes kunnen vooraf worden gepland op vaste tijden binnen een dienstrooster. Aangezien pauzetijd op zich niet als werkelijke werktijd telt, worden via pauzes geplande afwezigheden niet als werkelijke afwezigheidstijd geteld.

Opmerking: Deze regel geldt niet voor voorwaardelijk afgetrokken pauzes, aangezien deze pauzes niet op vaste tijdstippen zijn gepland en pas na een bepaald aantal opeenvolgende werkuren van toepassing zijn!

Voorbeeld:

Een werknemer werkt volgens een rooster van 08:00-17:00 uur met een geplande lunchpauze tussen 12:00-13:00 uur. De werknemer wordt tijdens de lunch ziek en gaat om 12.30 uur naar huis. Zijn leidinggevende plant de afwezigheid in van 12:30-17:00 uur.

Bij afwezigheid tussen deze tijden zou men 04:30 uur afwezigheid in het tijdrapport kunnen verwachten. Bij nader inzien geeft de kolom voor afwezigheid echter slechts 4:00 uur aan.

Dit komt doordat 30 minuten van deze afwezigheid binnen een geplande pauze valt. Met een afwezigheid tussen 12:30 en 17:00 uur en 30 minuten resterende pauze is de uiteindelijke afwezigheid precies 4:00 uur.

Tip: Als een medewerker tijdens een pauze vertrekt, zorg er dan voor dat de laatste Uit-actie gelijk loopt met het begin van de pauze, vooral als de pauze automatisch wordt afgetrokken. Omdat uitklokken tijdens een automatische pauze tot gevolg heeft dat de pauze vervalt, kan dit leiden tot onjuiste werktijden.

Meer informatie over pauzetypes en hoe ze werken, hoe u uw voorkeursinstellingen instelt en verschillende combinaties van rooster en pauzetype vindt u in dit artikel:

Pauzetypes

2. reden – ongeplande dagen

Als een deel van een reeks volledige dagen afwezigheid, ongeplande dagen bevat, worden deze 'vrije' dagen in het rapport niet geteld als afwezigheden. Aangezien de werknemer op deze dagen niet moest werken, hoeft er ook geen afwezigheid opgenomen te worden.

Voorbeeld:

Een werknemer werkt volgens rooster op vaste tijden van ma-vr. Tussen vrijdag en maandag plant de manager vier volle afwezigheidsdagen in.

Slechts twee dagen afwezigheid verschijnen op het tijdschema.

Aangezien zowel zaterdag als zondag geen deel uitmaken van het rooster van de werknemer, slaat de, over 4 dagen geplande, afwezigheid deze twee dagen over. Dit resulteert in 2 volle dagen afwezigheid.

Tip: Lees in dit artikel meer over roosters, hoe u ze kunt aanpassen aan uw werkomstandigheden en hoe u ze kunt implementeren en toewijzen:

Dienstroosters

3. reden – ongeplande afwezigheden

Ongeplande afwezigheden (wanneer de werknemer niet verschijnt) worden niet automatisch gedocumenteerd in de kolom afwezigheid, omdat deze er is om geplande afwezigheden weer te geven. Als u een periode van afwezigheid wilt zien die niet moet meetellen in de kolom saldo, raden wij u aan een onbetaalde afwezigheid in te plannen.

Voorbeeld:

Een werknemer heeft zich ziek gemeld en haar supervisor heeft een ziektedag in de kalender ingevoerd. Wanneer ze later haar rapport controleert, merkt de werknemer dat er geen afwezigheidsuren worden getoond in de kolom afwezigheid.

Na navraag bij haar Manager blijkt dat de leidinggevende de ziektedag per ongeluk voor de week erna had ingepland. Daardoor was de eigenlijke ziektedag een ongeplande afwezigheid die niet in de afwezigheidskolom stond en resulteerde in een negatief saldo. Een snelle correctie loste het probleem op.

Tip: Lees in dit artikel meer over de overzichtspagina en hoe planning werkt:

De overzichtspagina


Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Was dit artikel behulpzaam?