Mijn tijdrapport en tijd-voor-tijd hebben verschillende saldi. Waarom?

  • Laatst geupdate op 12 november 2024 om 09:41
Let op: Kunt u dit niet vinden in uw Cloud? Dit artikel bevat functies die beschikbaar zijn met het Plus Plan van TimeMoto Cloud. Als u het meeste uit uw TimeMoto-account wilt halen, zorg er dan voor dat u uw plan upgradet naar uw behoeften!

Het tijdrapport is vooral bedoeld om de geklokte tijden en werkuren van werknemers te registreren en te documenteren, inclusief pauzes en soms afwezigheden. Maar wat als de cijfers in het rapport niet overeenkomen met wat u verwachtte?

In dit artikel leggen we uit welke instellingen de kolom [Saldo] van uw tijdrapport kunnen beïnvloeden, hoe dit het veld [Gecumuleerd] beïnvloedt, en laten we u voorbeelden zien die op u van toepassing kunnen zijn.

Hier zijn de belangrijkste punten in het kort (volg de links voor voorbeelden en meer details):

  • Saldo (tijdrapport): Het [Saldo] van het tijdrapport toont het verschil tussen de tijd die werknemers hebben gewerkt en de tijd die ze hadden moeten werken. Er zijn dus verschillende waarden die een directe invloed hebben op het saldo van het tijdrapport.
  • Saldo (tijdrapport) & vrije tijd compensatie: Voor overuren is het saldo van het tijdrapport direct van invloed op het saldo van de tijd-voor-tijd. Houdt er rekening mee dat sommige andere instellingen ook invloed hebben op het tijd-voor-tijd saldo.
    • Handmatige aanpassingen: De manager kan het saldo van Tijd-voor-Tijd handmatig wijzigen via de werknemerskaart. In dit geval kan het huidige Saldo (in de werknemerskaart) afwijken van het saldo in het tijdrapport.
    • Salarissjablonen: Zodra een salarissjabloon is toegewezen aan de werknemerskaart, wordt het saldo niet langer automatisch overgeboekt naar de Tijd-voor-Tijd van de werknemer. In plaats daarvan kan de manager de overuren eerst verwerken via het betaalrapport.

Saldo (tijdrapport)

De kolom [Saldo] van het tijdrapport toont het verschil tussen de tijd die de werknemer heeft gewerkt en de tijd die hij had moeten werken. Bovendien wordt eventuele betaalde afwezigheid meegenomen in deze vergelijking:

[Saldo] = [Gewerkte uren] + [Afwezigheid] * - [Geplande]

*Opmerking: Alleen betaalde afwezigheden worden opgenomen in het saldo van het tijdrapport! Daarom kan de waarde die u in het tijdrapport ziet, verschillen van het getal dat in de vergelijking is opgenomen.

Laten we de cijfers eens in detail bekijken.

Gewerkte uren

Gewerkte uren hebben een positief effect op het saldo. Doorgaans werken werknemers op die manier de totale uren die u van hen verwacht.

Tip: Is er iets mis met uw gewerkte uren? Dit artikel geeft u mogelijke redenen en enkele voorbeelden:

Mijn gewerkte uren komen niet overeen met mijn geklokte uren. Waarom?

Afwezigheid

Betaalde afwezigheden hebben een positief effect op het saldo. Onbetaalde afwezigheden hebben helemaal geen invloed op het saldo. Daarom kan de waarde die u in het tijdrapport ziet, afwijken van het aantal dat voor de vergelijking is gebruikt.

Tip: Is er iets mis met uw afwezigheidsuren? Dit artikel geeft u mogelijke redenen en enkele voorbeelden:

Mijn afwezigheidsuren kloppen niet. Waarom?

Wat telt als betaalde afwezigheid?

Als uw geplande afwezigheden gebruikmaken van afwezigheidstypen met de afwikkeling [Betaalde afwezigheid] of [Afgetrokken van vakantiesaldo], dan worden ze beschouwd als betaalde afwezigheden. Alle afwezigheidstypen met de afwikkeling [Onbetaalde afwezigheid] worden niet beschouwd als betaalde afwezigheden.

Tip: In dit artikel leest u meer over afwezigheidstypen, hun verschillende afwezigheidsafwikkelingen en hoe u ze in uw systeem kunt implementeren:

Pauzes en afwezigheden

Geplande

Deze kolom bevat alle geplande tijden. Deze zijn bepaald door roosters en activiteiten die toegewezen zijn via de werknemerskaart of de planning. De duur van de geplande diensten heeft een negatief effect op het saldo. Hoe meer er gepland is, hoe meer de werknemer moet werken om te compenseren.

Tip: In deze artikelen leert u meer over roosters en activiteiten, hoe u ze instelt en hoe u ze toewijst aan een werknemer:

Voorbeeld:

Een werknemer werkt volgens een,via zijn rooster toegewezen, dienstrooster met een dienstduur van 8 uur (= Gepland). Op deze dag klokt de werknemer zijn werk van 08:00 - 12:00 uur, dus 04:00 uur (= Gewerkte Uren). De werknemer voelde zich ziek tijdens zijn lunchpauze en besloot naar huis te gaan, dus plande de Manager een betaalde afwezigheid van 4 uur voor de rest van de dag (= Afwezigheid).

Laten we gaan rekenen! Met alle feiten in het achterhoofd moeten we tot het volgende saldo komen:

Saldo
=
Gewerkte uren
+
(betaalde) Afwezigheid
-
Gepland
00:00 uur
=
04:00
+
04:00
-
08:00


Na controle van het tijdrapport kunnen we dit bevestigen:

Saldo (tijdrapport) & Tijd-voor-Tijd

Voor overuren is het saldo van het tijdrapport rechtstreeks van invloed op het saldo van de Tijd-voor-Tijd. Dit betekent dat, wanneer het saldo negatief of positief is, deze waarde wordt overgedragen naar het saldo van Tijd-voor-Tijd.

In de meeste gevallen zouden het totale (overunren) Saldo van de huidige periode en de 'Gecumuleerde'  van dezelfde periode dus gelijk moeten zijn (alleen zichtbaar in de overzichtsmodus van het tijdrapport). Dit is echter niet altijd het geval. Als dit gebeurt, zijn er enkele andere instellingen die dit gedrag kunnen veranderen.

Handmatige aanpassingen

Elke manager kan handmatig het Tijd-voor-Tijdsaldo van zijn werknemers wijzigen via de werknemerskaart. Deze wijziging kan altijd worden gevolgd in de historie van het Tijd-voor-Tijdsaldo van de werknemer, maar niet op het tijdrapport zelf! Daarom kunnen het totale saldo van het tijdrapport en het Gecumuleerde saldo van de Tijd-voor-Tijd verschillen.

Tip: In dit artikel leert u meer over de werknemerskaart, hoe u er wegwijs in wordt en hoe u de instellingen aanpast:

De werknemerskaart

Voorbeeld:

Nadat de werknemer een hele maand heeft gewerkt, is het totale saldo op zijn tijdrapport (+) 02:30 uur overwerk. Een blik op de Gecumuleerde Tijd-voor-Tijd toont (+) 04:00 uur voor dezelfde periode. Een verschil van 1:30 uur!

Nadat de werknemer het aan zijn Manager had gevraagd, controleerde de Manager het Tijd-voor-Tijd saldo van de werknemer (in zijn werknemerskaart). Daar bleek dat HR 1:30 uur had toegevoegd aan zijn Tijd-voor-Tijd. Dit kwam, omdat de werknemer eerder niet-gedocumenteerde overuren had gemaakt voordat de TimeMoto Cloud werd gebruikt om gewerkte uren te registreren.

Salarissjablonen

Zodra een salarissjabloon is toegewezen aan de kaart van de werknemer, wordt het saldo van het tijdrapport niet langer automatisch overgeboekt naar de Tijd-voor-Tijd van de werknemer. In plaats daarvan kan de manager beslissen of de extra tijd moet worden gecompenseerd als betaald overwerk, geregistreerd als Tijd-voor-Tijd of moet worden genegeerd.

Tip: In dit artikel leert u meer over het geavanceerde overurenbeheer, hoe u het instelt en hoe u de overuren van uw werknemers verwerkt in de loonrapporten:

Overurenbeheer in TimeMoto Cloud

Voorbeeld:

Een andere werknemer heeft een tijdrapport met een totaal saldo van (+) 05:35 uur. In het overzicht van het tijdrapport ziet de werknemer dat zijn Gecumuleerde saldo helemaal geen uren laat zien.

Bij nadere inspectie kon de manager bevestigen dat de werknemer een salarissjabloon heeft. Dit betekent dat, zolang de manager de overuren niet verwerkt en deze uren correct toewijst, er geen opgebouwde uren worden toegevoegd aan de Tijd-voor-Tijd voor deze periode.


Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Was dit artikel behulpzaam?