Mon rapport de temps et mon solde de congés compensatoires ne correspondent pas. Pourquoi ?

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L'objectif principal du rapport de temps est d'enregistrer et de documenter les actions de pointage des employés et leur temps de travail, y compris les pauses et parfois les absences. Mais que faire si les chiffres de la feuille de temps ne reflètent pas ce que vous attendiez ?

Dans cet article, nous discutons des paramètres qui peuvent avoir un impact sur la colonne [Balance] de votre feuille de temps, comment cela affecte la colonne [Congés compensatoires courante] et nous vous montrons des exemples qui peuvent s'appliquer à vous.

Voici les points principaux en bref (suivez le lien pour des exemples et plus de détails) :

• Balance du rapport de temps : La [Balance] du rapport de temps indique généralement la différence entre la durée de travail de l'employé et la durée de travail qu'il était censé effectuer. Dans cette optique, plusieurs valeurs influencent directement la balance du rapport de temps.
• Balance du rapport de temps et congés compensatoires : Avec les heures supplémentaires simplifiées, la balance du rapport de temps affecte directement la valeur du solde de congés compensatoire. Gardez à l'esprit que d'autres paramètres peuvent modifier ce comportement.
  • Ajustements manuels : Le manager peut modifier le solde de congés compensatoires manuellement via la carte de l'employé. Dans ce cas, solde de congés compensatoires actuel peut différer du solde du rapport de temps.
  • Modèles de paie : Dès qu'un modèle de rémunération est attribué à la carte de l'employé, le solde n'est plus transféré sur le compte de congés compensatoires de l'employé. Le manager doit d'abord traiter les heures supplémentaires via les rapports de paie à la place.

Balance du rapport de temps

La colonne [Balance] du rapport de temps montre la différence entre la durée travaillée par l'employé et la durée qu'il était censé travailler. En outre, toute absence rémunérée est également prise en compte dans cette équation :

[Balance] = [Heures travaillées] + [Absence] * - [Horaire plannifié]

*Remarque : seules les absences rémunérées sont prises en compte dans le solde de la feuille de temps ! C'est pourquoi la valeur que vous voyez dans la feuille de temps peut différer du nombre pris en compte dans l'équation.

Examinons les chiffres en détail.

Heures travaillées

Les heures travaillées ont un impact positif sur le solde. Elles constituent le moyen le plus courant par lequel l'employé compense le temps total qu'il est censé travailler.

Conseil : Y a-t-il quelque chose qui ne va pas avec vos heures travaillées ? Cet article vous aidera à y voir plus clair en vous montrant les raisons possibles et quelques exemples :

Mes heures travaillées ne correspondent pas à mes heures pointées. Pourquoi?

Absence

Les absences rémunérées ont un impact positif sur le solde. Les absences non payées n'ont aucun impact sur le solde. C'est pourquoi la valeur que vous voyez dans le rapport de temps peut s'écarter du nombre pris en compte dans l'équation.

Conseil : Quelque chose ne va pas avec vos heures d'absence ? Cet article vous aidera davantage en vous montrant des raisons potentielles et quelques exemples :

Mes heures d'absence ne correspondent pas. Pourquoi?

Qu'est-ce qui est considéré comme une absence rémunérée ?

Si vos absences programmées utilisent des catégories d'absence avec le décompte [Absence rémunérée] ou [Déduit du solde des congés payés], elles sont considérées comme des absences payées. Toutes les catégories d'absence avec le décompte [Absence non rémunérée] ne seront pas considérées comme des absences rémunérées.

Conseil : Pour en savoir plus sur les types d'absences, leurs différents règlements et la manière de les mettre en œuvre dans votre système, consultez cet article :

Pauses et Absences

Horaire plannifié

Cette colonne comprend toutes les heures programmées définies par tous les horaires et activités attribués via la carte d'employé ou le calendrier pour la période sélectionnée par jour. La durée de l'équipe planifiée a un impact négatif sur le solde. Plus le temps programmé est important, plus l'employé doit travailler pour le compenser.

Conseil : Pour en savoir plus sur les planifications et les activités, sur la manière de les configurer et de les attribuer à un employé, consultez les articles suivants :

• Activités
• La page Emplois du temps

Exemple :

Un employé travaille selon un horaire assigné par le biais de son calendrier avec une durée d'équipe de 8 heures (= horaire plannifié). Ce jour-là, le salarié a pointé son travail de 08h00 à 12h00, soit 04h00 (= heures travaillées). Le salarié s'est senti malade pendant sa pause déjeuner et a décidé de rentrer chez lui. Le directeur a donc programmé une absence rémunérée de 4 heures pour le reste de la journée (= absence).

Faisons le calcul ! En tenant compte de tous les faits, nous devrions arriver au solde suivant :

Après vérification du rapport de temps, nous pouvons confirmer que c'est bien le cas :

Balance du rapport de temps et solde de congés compensatoires

Avec les heures supplémentaires simplifiées, la balance du rapport de temps affecte directement la valeur du solde de congés compensatoires. Cela signifie que chaque fois que le solde est négatif ou positif, cette valeur est reportée sur le solde de congés compensatoires.

Dans la plupart des cas, la balance total du rapport de temps de la période en cours et le solde de congés compensatoires courante (uniquement visible dans le mode vue d'ensemble du rapport de temps) de cette même période devraient donc être égaux. Sauf lorsqu'ils ne le sont pas. Dans ce cas, gardez à l'esprit qu'il existe d'autres paramètres qui peuvent modifier ce comportement.

Ajustements manuels

Chaque manager peut modifier manuellement le solde de congés compensatoires de ses employés par le biais de la carte d'employé. Cette modification est toujours retraçable dans l'historique du solde de congés compensatoires de l'employé, mais pas sur le rapport de temps lui-même ! Pour cette raison, le solde total de la feuille de temps et le solde de congés compensatoires courante peuvent être différents.

Conseil : Pour en savoir plus sur la carte d'employé, sur la manière de la parcourir et sur la façon dont vous pouvez y apporter des modifications, cliquez ici :

La carte d'employé

Exemple :

Après que l'employé a travaillé pendant un mois entier, le solde total de sa feuille de temps s'élève à (+) 02:30 heures de temps supplémentaire. Si l'on regarde son solde de congés compensatoires courante, il indique (+) 04:00 heures pour la même période. Une différence de 1h30 !

Après que l'employé a posé la question à son supérieur, celui-ci a vérifié l'historique du solde de congés compensatoires de l'employé (dans sa carte d'employé). Ils ont découvert que les RH avaient ajouté 1h30 à leur Flexibank. Ceci était dû au fait que l'employé avait des heures supplémentaires non documentées avant l'utilisation de TimeMoto Cloud pour enregistrer les heures travaillées de l'employé.

Modèles de paie

Dès qu'un modèle de paie est assigné à la carte de l'employé, le solde du rapport de temps n'est plus automatiquement transféré sur le solde de congés compensatoires de l'employé. Au lieu de cela, le manager peut décider si les heures supplémentaires seront remboursées en tant qu'heures supplémentaires payées, ajoutées au solde de congés compensatoiresen tant que repos compensateur (également : repos compensateur de remplacement), ou ignorées.

Conseil : Pour en savoir plus sur la gestion avancée des heures supplémentaires, comment la mettre en place et comment traiter les heures supplémentaires de vos employés dans les rapports de paie, consultez cet article :

Gestion des heures supplémentaires dans TimeMoto Cloud

Exemple :

Un autre employé a un solde total dans le rapport de temps de (+) 05:35 heures. En vérifiant l'aperçu de la feuille de temps, l'employé voit que son solde de congés compensatoires courante n'indique aucune heure.

Après une enquête plus approfondie, son manger pourrait confirmer que l'employé a un modèle de rémunération assigné. Cela signifie qu'à moins que le manager ne traite les heures supplémentaires et n'attribue ces heures correctement, il n'y aura pas d'heures accumulées ajoutées au solde de congés compensatoires de cette période.

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