Mes heures d'absence ne correspondent pas. Pourquoi?

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L'objectif premier des rapports de temps est d'enregistrer et de documenter les actions de pointage des employés et leur temps de travail, y compris les pauses et parfois les absences. Mais que faire si les chiffres des rapports de temps ne reflètent pas ce que vous attendiez ?

Dans cet article, nous discutons des paramètres qui peuvent avoir un impact sur votre colonne Absence et nous vous montrons des exemples qui pourraient s'appliquer à vous.

Voici les raisons en bref (suivez le lien pour des exemples et plus de détails):

1. Pauses : Les pauses peuvent être planifiées à l'avance et diminuer le temps d'absence puisque les pauses ne requièrent pas d'absence au départ.
2. Jours non programmés : Si une partie d'une série d'absences d'une journée entière comprend des jours non programmés, les jours non programmés n'afficheront aucun temps d'absence.
3. Absences non programmées : Si un employé est absent du travail ou si une absence n'a pas été programmée, la feuille de temps n'indiquera pas non plus de temps d'absence.

Raison n°1 - Les pauses

Les pauses peuvent être planifiées à l'avance à des heures fixes dans un horaire. Les pauses n'étant pas considérées comme du temps de travail effectif, les absences planifiées pendant les pauses ne seront pas comptabilisées comme du temps d'absence effectif.

Remarque : Cette règle ne s'applique pas aux pauses déduites sous condition, car ces pauses ne sont pas planifiées à des heures précises et ne s'appliquent que si un certain nombre d'heures de travail consécutives est atteint  !

Exemple :

Un salarié travaille de 8h00 à 17h00, avec une pause déjeuner prévue entre 12h00 et 13h00. L'employé tombe malade pendant le déjeuner et rentre chez lui à 12h30. Son supérieur planifie l'absence de 12h30 à 17h00.

Avec une absence entre ces heures, on pourrait s'attendre à 04h30 d'absence dans la feuille de temps. Cependant, après un examen plus approfondi, la colonne des absences n'indique que 4 heures d'absence.

Cela est dû au fait que 30 minutes de cette absence se situent dans une pause programmée. Avec une absence entre 12h30 et 17h00 et 30 minutes de pause restantes, l'absence s'élève finalement à exactement 4h00.

Conseil : Si un employé part pendant une pause, veillez à ce que la dernière action de pointage (Sortie) soit ajustée au début de la pause, en particulier si la pause est automatiquement déduite. Étant donné que toute sortie pendant une pause automatique entraîne l'annulation de la pause, les heures travaillées risquent d'être incorrectes.

Pour en savoir plus sur les types de pause et leur fonctionnement, sur la manière de définir les paramètres que vous préférez et sur les différentes combinaisons d'horaires et de types de pause, consultez cet article :

Types de pause

Raison n° 2 - Jours non programmés

Si une partie d'une série d'absences d'une journée entière contient des jours non programmés, ces jours "vides" ne seront pas comptabilisés comme des absences dans le rapport. Comme l'employé n'était pas censé travailler ces jours-là, il ne devra pas s'excuser.

Exemple :

Un employé travaille selon un horaire fixe du lundi au vendredi. Le responsable prévoit quatre jours complets d'absence entre le vendredi et le lundi.

Sur la feuille de temps, seuls deux jours complets d'absence apparaissent.

Étant donné que le samedi et le dimanche ne font pas partie de l'emploi du temps de l'employé, l'absence planifiée sur 4 jours ne tient pas compte de ces deux jours.

Conseil : Pour en savoir plus sur les emplois du temps, sur la manière de les adapter à vos conditions de travail et sur la manière de les mettre en œuvre et de les assigner, consultez cet article :

La page Emplois du temps

Raison n° 3 - Absences imprévues

Les absences non programmées (lorsque l'employé ne se présente pas) ne sont pas automatiquement comptabilisées dans les colonnes d'absences, puisque ces dernières sont destinées à indiquer les absences programmées. Si vous souhaitez voir les valeurs d'absence qui ne devraient pas être comptabilisées dans la colonne balance, nous vous recommandons de planifier une absence non rémunérée.

Exemple :

Un employé est malade et son responsable a programmé un jour de maladie sur le calendrier. En vérifiant son rapport de temps plus tard, l'employé s'aperçoit que la colonne des absences n'indique aucune heure d'absence.

Après avoir vérifié auprès de son patron, il découvre que le responsable a accidentellement programmé le jour de maladie pour la semaine suivante. Le jour de maladie était donc une absence non planifiée, qui n'apparaissait pas dans la colonne des absences et entraînait un solde négatif. Une correction rapide a permis de résoudre le problème.

Conseil : Pour en savoir plus sur le calendrier et le fonctionnement de la planification, consultez cet article :

Vue d'ensemble

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