Mes heures travaillées ne correspondent pas à mes heures pointées. Pourquoi ?

L'objectif principal de la feuille de temps est d'enregistrer et de documenter les actions de pointage des employés et leur temps de travail, y compris les pauses et parfois les absences. Mais que faire si les chiffres de la feuille de temps ne reflètent pas ce que vous attendiez ?

Dans cet article, nous abordons les paramètres qui peuvent avoir un impact sur votre colonne Heures travaillées et nous vous montrons des exemples, qui pourraient même s'appliquer à vous.

Voici les raisons en bref (suivez le lien pour des exemples et plus de détails) :

1. L'arrondi : L'arrondi peut modifier les heures de pointage et diminuer ou augmenter les heures travaillées à cette valeur arrondie.
2. Pauses : Les pauses peuvent être configurées automatiquement ou de manière conditionnelle via l'emploi du temps et diminuer les heures travaillées sans que les pauses soient pointées manuellement.
3. Déduction générale des pauses : La déduction des pauses peut être modifiée via les paramètres des pauses et des absences (ou via les pauses payées) et influencer la déduction des pauses des heures travaillées.

Raison n°1 – L'arrondi

L'arrondi est une fonction qui (sous certaines conditions) ajuste les heures de pointage à des valeurs arrondies. Cette fonction est généralement configurée dans l'emploi du temps de l'employé (si l'employé a un emploi du temps assigné) ou dans les paramètres d'Informations Générales (si aucun emploi du temps n'est assigné). Si vous avez besoin de précisions sur l'arrondi prédéfini, veuillez revoir vos paramètres ou demander à un responsable de vous donner plus d'informations.

Exemple :

Un employé a pointé à 07h50 et a pointé à 16h05. Il n'y a pas de pauses pointées ou déduites. Après vérification, l'employé se rend compte que sa feuille de temps n'indique que 8h00 de travail. Les heures d'[Entrée] et [Sortie] ont également été modifiées en 08h00 et 16h00 !

Après avoir consulté son responsable, il se rend compte que son emploi du temps comprend des arrondis aux heures de début et de fin prévues : Toutes les actions [Entrée] enregistrées jusqu'à 15 minutes avant l'heure de début et toutes les actions [Sortie] enregistrées jusqu'à 10 minutes après l'heure de fin doivent être arrondies aux heures de début et de fin prévues, qui dans ce cas, étaient 08h00 - 16h00.

Par conséquent, le temps de travail des employés correspond à un arrondi de 08h00 heures de travail.

Conseil : Pour en savoir plus sur les types d'arrondi, sur la façon de configurer les paramètres que vous souhaitez et sur les différentes combinaisons d'horaires et de types d'arrondi, consultez cet article :

Types d'arrondis

Raison n°2 – Les pauses

Les pauses peuvent généralement être retracées en examinant les actions de pointage dans la feuille de temps qui sont liées aux pauses. Dans certains cas, les pauses peuvent être déduites des heures travaillées de l'employé sans que celui-ci ne les ait pointées manuellement.

Pauses déduites automatiquement

Les pauses déduites automatiquement sont des pauses préprogrammées à des heures fixes qui sont déduites sans être pointées par l'employé. Elles sont toujours prédéfinies dans votre planning (ou celui de l'employé). Si vous avez besoin de précisions sur vos pauses prédéfinies, veuillez consulter votre planning ou demander à un responsable de vous donner plus d'informations.

Exemple :

Un employé a pointé à 08h00 et a pointé à 17h00. Aucune pause n'a été enregistrée sur les pointeuses ou dans l'application TimeMoto. Après avoir vérifié sa feuille de temps, l'employé découvre qu'il n'a été crédité que de 08h00 heures de travail.

Après avoir regardé de plus près, l'employé voit une pause programmée dans la colonne correspondante qui a également été déduite dans la colonne [Pause] .

Heureusement, la réponse a été trouvée rapidement après que l'employé ait parlé à son responsable. Ce dernier lui a dit que sa pause déjeuner entre 12h00 et 13h00 était déjà programmée et automatiquement déduite des heures travaillées sans être affichée comme une action de pointage manuel.

Par conséquent, le temps pointé entre 08h00 et 17h00 comprenait 9 heures, mais la pause entre 12h00 et 13h00 a été déduite d'une heure, ce qui représente un total net de 08h00 d'heures travaillées.

Conseil : Pour en savoir plus sur les types de pause et la déduction des pauses, sur la façon de configurer les paramètres que vous préférez et sur les différentes combinaisons d'horaires et de types de pause, consultez cet article :

Types de pause

Pauses déduites sous conditions

Les pauses déduites sous conditions sont des pauses déduites des heures travaillées sous certaines conditions. Tout comme les pauses déduites automatiquement, elles ne sont pas pointées manuellement par l'employé et ne sont donc pas visibles dans les actions de pointage elles-mêmes. Veuillez revoir votre planning ou demander à un manager de vous donner plus d'informations si vous ne connaissez pas les paramètres de votre planning.

Exemple :

Un employé a pointé à 09h00 et a pointé à 16h00. Aucune pause n'a été enregistrée via les pointeuses ou la minuterie. L'employé a été surpris de trouver une pause inattendue dans la feuille de temps qui déduit 30 minutes de son temps de travail, indiquant seulement 06h30 heures travaillées.

Après en avoir parlé à son supérieur, il a découvert que l'horaire de l'employé comprend une pause déduite sous conditions qui déduit 30 minutes de temps de pause après au moins 6 heures de travail consécutives.

Avec un temps de travail total de 7 heures, le système a déduit la pause conditionnelle, ce qui fait apparaître 00:30 heures dans la colonne [Pause] et donne finalement un total net de 06h30 heures travaillées.

Conseil : Pour en savoir plus sur les types de pause et la déduction des pauses, sur la façon de configurer les paramètres que vous préférez et sur les différentes combinaisons d'horaires et de types de pause, consultez cet article :

Types de pause

Raison n°3 – Déduction générale des pauses

Habituellement, les pauses enregistrées sur les pointeuses ou directement dans votre compte TimeMoto sont déduites du temps de travail car elles sont considérées comme des pauses non rémunérées. Cependant, ce paramètre peut être modifié dans les paramètres Pauses et Absences du compte de l'entreprise.

Option : pas déduit du temps de travail

Il se peut que les pauses ne soient pas du tout déduites du temps de travail. Dans ce cas, toutes les pauses enregistrées par les pointeuses ou le minuteur – même si elles apparaissent comme telles dans la feuille de temps – sont toujours incluses dans les heures travaillées de l'employé.

Exemple :

Un employé a pointé à 08h00, a fait une pause entre 12h00 et 12h30 et a pointé à 16h30. Bien que la pause ait été correctement enregistrée par l'horloge TimeMoto dans le hall d'entrée, l'employé s'est rendu compte plus tard que sa feuille de présence indiquait 08h30 de travail.

Après que leur superviseur direct n'ait pas non plus pu expliquer ce problème, ils ont consulté leur manager, qui a pu le résoudre. Dans les paramètres [Pauses et absences] de leur compte cloud, les paramètres de déduction des pauses étaient définis comme suit : "non déduite du temps de travail".

Cela signifie que leur pause, même si elle a été correctement enregistrée à la pointeuse, ne doit pas être déduite des heures travaillées des employés, ce qui représente un temps de travail total de 08h30 heures.

Remarque : La programmation d'une pause rémunérée dans l'emploi du temps de l'employé aurait le même effet !

Option : les pauses ne sont déduites qu'après x minutes

Les pauses peuvent également être paramétrées pour ne commencer à déduire du temps qu'après un certain nombre de minutes. De cette façon, toute pause chronométrée plus courte que le nombre défini ne sera pas déduite des heures travaillées de l'employé.

Exemple :

Un employé a pointé à 08h30 et a pointé à 17h30. Outre la pause déjeuner d'une heure qu'il a prise entre 13 et 14 heures, il a également enregistré trois pauses d'environ 10 minutes au cours de la journée pour prendre un café rapide à la cafétéria. Après avoir examiné la feuille de présence, ils ont appris que seule leur pause déjeuner avait été déduite du temps de travail, et non les trois pauses café. Cela signifie qu'ils s'attendaient à un total de 07h30 de travail, mais qu'en réalité, la feuille de présence indiquait 08h00.

Cela ne les dérange pas, mais ils décident d'en parler à leur responsable pour savoir comment cela s'est produit. Le responsable les a informés que seules les pauses de 15 minutes ou plus sont déduites des heures de travail des employés, comme cela a été configuré dans les paramètres [Pauses et absences].

Comme les trois pauses café n'ont duré que 10 minutes chacune, seule la pause déjeuner a été déduite du temps de travail de l'employé, ce qui a donné un résultat net de 08h00 heures de travail.

Conseil : Pour en savoir plus sur la déduction des pauses et sur la manière de la configurer pour tous les employés, lisez l'article suivant :

Pauses et absences

Si rien d'autre ne fonctionne...

Si aucun de ces paramètres n'a pu affecter les chiffres de votre feuille de temps, il se peut qu'un autre problème se cache derrière. Pour plus d'assistance, veuillez vous référer à notre formulaire de contact ci-dessous.

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