Buchungsaktionen hinzufügen & bearbeiten

  • Zuletzt aktualisiert am 13. März 2023 um 12:26

Normalerweise werden alle Buchungen an den Zeiterfassungsgeräten oder direkt in der TimeMoto Cloud via Browser oder Smartphone-App durchgeführt. Manchmal jedoch hat ein Mitarbeiter vielleicht vergessen, sich anzumelden, oder hat den falschen Buchungstyp gewählt. 

Fehlende Buchungen hinzufügen

In jedem Fall können Sie fehlende Buchungsaktionen auf der Zeitbericht-Seite im Abschnitt Berichte hinzufügen, indem Sie oben rechts auf den Button [Anwesenheit hinzufügen] klicken.

Fügen Sie im Zeitbericht fehlende Anwesenheiten hinzu.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Mitarbeiter und das Datum der fehlenden Buchung auswählen können. Wenn Sie alles eingerichtet haben, klicken Sie auf "Hinzufügen", um fortzufahren.

Wählen Sie Mitarbeiter und Datum aus

Als nächstes sehen Sie die Seite, auf der Sie die Buchungen Ihres Mitarbeiters bearbeiten können. Oben sehen Sie den Namen und das Datum des Mitarbeiters. Auf der linken Seite sehen Sie alles, was als Hinein-Buchung gilt (Hinein, Zurück), im Gegensatz zu den Hinaus-Buchungen auf der rechten Seite (Hinaus, Pause). Fügen Sie Ihre fehlende Buchungsaktion auf der richtigen Seite hinzu. Optional können Sie ein Projekt, einen Standort und/oder einen Kommentar hinzufügen.

Das Bearbeitungsfenster

Bitte beachten Sie, dass TimeMoto alle Anwesenheitsdaten auf Fehler überprüft. Dies bedeutet, dass das System am Ende des Tages überprüft, ob die Reihenfolge der Buchungen korrekt ist. Wenn eine Schicht nicht vor dem nächsten Tag endet (z. B. während einer Nachtschicht), können Sie den Regler unter der Hinaus-Aktion "Schicht endet am folgenden Tag" auswählen, um Fehlermeldungen zu vermeiden.

Die Schichten können am nächsten Tag enden

Gut zu wissen: Wenn Sie sich unsicher bezüglich Buchungsreihenfolgen in TimeMoto sind, lesen Sie unseren Support-Artikel hier.

Fertig! Nachdem Sie die Buchungsaktion(en) hinzugefügt haben, klicken Sie unten rechts auf "Anwesenheit bearbeiten/speichern", um Ihre Änderungen zu speichern.

Buchungsaktionen bearbeiten

Manchmal sind bereits Anwesenheitsdaten für das Datum vorhanden, an dem Sie eine Buchungsaktion hinzufügen oder bearbeiten müssen. In diesem Fall können Sie in Ihrem Zeitbericht nach Datum und Mitarbeiter suchen (vergessen Sie nicht, die Tagesansicht auszuwählen). Ein Tag mit einer fehlenden Buchung wird mit einem rot eingekreisten Ausrufezeichen markiert. Wenn Sie mit der Maus über dieses Symbol fahren, erfahren Sie, was falsch ist oder fehlt.

Eine fehlende Buchungsaktion

Um die Anwesenheitsdaten zu bearbeiten, klicken Sie auf das Pluszeichen (oder einen der vorhandenen Zeitstempel), um zum Bearbeitungsfenster zu gelangen. Dieses funktioniert so wie oben erläutert.

Wenn Sie eine falsche Buchung löschen müssen, können Sie dies auch erreichen, indem Sie auf das Papierkorbsymbol neben der Aktion klicken. Sie können auch Informationen zu einer vorhandenen Buchungsaktion auf dieselbe Weise ändern, als würden Sie eine neue hinzufügen (Sie müssen die Aktion nicht löschen).

Bei mehr als zwei Buchungsaktionen können Sie eine weitere Zeile hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Beachten Sie, dass jede Zeile mit einer Hinaus-Buchungsaktion geschlossen werden muss. Wenn Sie eine Sequenz verlängern, muss die neue Hinein-Buchung mit dem Typ der letzten Hinaus-Buchung zusammenpassen. Nach einer "Pause"-Buchung erfolgt immer eine "Zurück"-Buchung. Nach einer "Hinaus"-Buchung erfolgt immer eine neue "Hinein"-Buchung.

Wenn Sie alle Buchungen hinzugefügt (oder bearbeitet) haben, klicken Sie unten rechts auf [Anwesenheit bearbeiten], um Ihre Änderungen zu speichern.

Bearbeitungsverlauf

Um volle Transparenz zu gewährleisten, stellt TimeMoto einen Bearbeitungsverlauf zur Verfügung, der alle Änderungen protokolliert, die an vorhandenen Anwesenheitsdaten vorgenommen wurden. Selbst wenn Sie eine Buchung löschen, wird dieser Vorgang immer noch nachvollziehbar sein. 

Wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen an einer Buchung vorgenommen wurden, gehen Sie zum Bearbeitungsfenster der Anwesenheitsdaten und klicken Sie in der unteren linken Ecke auf [Bearbeitungsverlauf].

Im Bearbeitungsverlauf können Sie Datum und Uhrzeit einer Änderung überprüfen, von wem die Aktion ausgeführt wurde und welche Art von Aktion es war.

Hinweis: Der Bearbeitungsverlauf kann von niemandem gelöscht oder abgeändert werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Zeiterfassung von niemandem ohne Ihr Wissen manipuliert wurde.

Noch Fragen?
Sie suchen nach Antworten, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Werfen Sie einen Blick in unser Glossar! Dort finden Sie bereits viele Informationen zu TimeMoto. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.

War dieser Artikel hilfreich?