Abwesenheitsbericht

  • Zuletzt aktualisiert am 4. Juni 2024 um 13:08
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Manchmal kann es aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, sich einen Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter (oder Ihrer eigenen) zu verschaffen. Der Abwesenheitsbericht ist die beste und schnellste Möglichkeit, dies in Dokumentenform zu tun. In diesem Artikel wird gezeigt, wie dieser Berichtstyp funktioniert und wie die verschiedenen Spalten zu interpretieren sind.

Ansichtsmodi

Wie alle anderen Berichte hat auch der Abwesenheitsbericht zwei Ansichtsmodi:

  • Übersicht: Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die Gesamtabwesenheitsdauer eines Mitarbeiters in einem ausgewählten Zeitraum.
  • Tagesansicht: Dieser Bericht zeigt, welche Mitarbeiter an welchen Tagen in einem ausgewählten Zeitraum abwesend waren. Alle Abwesenheiten werden mit konkretem Start- und Enddatum und Dauer pro Eintrag aufgelistet.

Datumsauswahl

Wie bei allen anderen Berichten können Sie einen festen Berichtszeitraum auswählen (die Standardperiode wird in den Einstellungen für den Gehaltszeitraum festgelegt) oder einen benutzerdefinierten Bericht mit manuell ausgewählten Anfangs- und Enddaten erstellen.

Neben der Datumsauswahl sehen Sie, ob der gewählte Gehaltszeitraum gesperrt ist. Wenn dies der Fall ist, haben Änderungen an der Planung keine Auswirkungen auf den Inhalt des aktuellen Berichts.

Spalten und Daten

Die folgenden Daten sind im Abwesenheitsbericht zu finden:

  • Vor-/Nachname: Der Name des Mitarbeiters, wie er in seiner Mitarbeiterkarte eingetragen ist.
  • (Zweite) Mitarbeiternummer: Die (zweite) Mitarbeiternummer des Mitarbeiters, wie sie in seiner Mitarbeiterkarte eingetragen ist.
  • Abteilung: Die zugewiesene Abteilung des Mitarbeiters.
  • Standort: Der zugewiesene Standort des Mitarbeiters.
  • Name (Abwesenheit): Diesen Namen haben Sie jeder Abwesenheitsart zugewiesen. Überprüfen Sie die Einstellungen unter [Pausen und Abwesenheiten], um Ihre verschiedenen Abwesenheitstypen zu überprüfen.
  • Abwesenheitsvergütung: Dies ist die Art und Weise, wie der Abwesenheitstyp in Ihrem Berichtswesen verarbeitet wird. Es gibt drei Abwesenheitsvergütungen: bezahlte Abwesenheit, unbezahlte Abwesenheit und Abwesenheiten, die vom Urlaubssaldo des Mitarbeiters abgezogen werden.
  • Startdatum/Enddatum (nur Tagesansicht): Diese Daten zeigen an, für welche Tage die Abwesenheit geplant war.
  • Dauer: Die Anzahl der Tage (oder Stunden), für die die Abwesenheit angerechnet wird. Überprüfen Sie Ihren Abwesenheitsmanager in den Einstellungen [Pausen und Abwesenheit], um zu sehen, wie Ihre Abwesenheitsdauer gezählt wird.
  • Gesamtsumme (nur Übersicht): Hier sehen Sie die gesamte Abwesenheitsdauer, die für den ausgewählten Zeitraum geplant ist. Diese Zahl ist global und differenziert nicht nach Abwesenheitsarten, Abrechnungen oder verschiedenen Mitarbeitern.

Klicken Sie auf das rechte Symbol mit den drei vertikalen Linien, um die Daten auszuwählen, die Sie in Ihrem Bericht sehen möchten.

Filter

Sie können Ihre Berichte filtern, so dass Sie nur die Abwesenheiten bestimmter Mitarbeiter sehen. Die folgenden Filter sind verfügbar:

  • Mitarbeiter: Wenn Sie an bestimmten Mitarbeitern interessiert sind (Sie können mehr als einen auswählen).
  • Name (Abwesenheit): Wenn Sie nur Abwesenheiten mit bestimmten Namen sehen möchten.
  • Abwesenheitsabrechnung: Wenn Sie die bezahlten, unbezahlten oder vom Urlaubssaldo des Mitarbeiters abgezogenen Abwesenheiten sehen möchten.
  • Abteilung: Wenn Sie die Abwesenheiten der Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung sehen möchten.
  • Standort: Wenn Sie die Abwesenheiten von Mitarbeitern sehen möchten, die an einem bestimmten Standort registriert sind.

Sie können auch nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen, indem Sie seinen Namen in die Suchleiste auf der linken Seite eingeben.

Exportieren von Abwesenheitsberichten

Sie können Ihre Berichte in zwei Formaten exportieren:

  • PDF: Wenn Sie einen fertigen Bericht haben möchten, können Sie Ihre Datei als PDF herunterladen.
  • XLS: Wenn Sie ein Format bevorzugen, das für weitere Berechnungen verwendet werden kann, können Sie Ihren Bericht als normale XLS-Datei herunterladen.

Ändern Sie Ihre Abwesenheiten?

Wenn Sie etwas im Abwesenheitsbericht ändern möchten, verwenden Sie den Kalender, um Ihre Einträge zu ändern oder neue Abwesenheiten zu planen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Beachten Sie, dass Berichte über abgeschlossene Lohnperioden nicht mehr geändert werden können!


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