Övertidshantering i TimeMoto Cloud

Obs! Hittar du inte det här i Cloud? Den här funktionen är tillgänglig med TimeMoto Cloud-planerna Essential och Plus. Om du vill dra maximal nytta av ditt TimeMoto-konto ska du uppgradera din plan efter dina behov!

Hur övertid hanteras beror huvudsakligen på gällande lagstiftning och avtalsvillkor. Vissa avtal anger ett visst antal övertidstimmar som ingår i standardbruttolönen. Andra anger att övertid ska betalas med en högre timlön. Ytterligare andra betalar inte alls ut någon övertidsersättning, utan kompenserar övertid med extra ledighet. I den här artikeln får du lära dig hur du kan hantera övertid i TimeMoto Cloud. Vi ger svar på grundläggande frågor om övertid, lönekategorier och rapporter, och informerar om vilka inställningar du kan göra för att behandla extrabetald arbetstid.

Vad är övertid?

Övertid är arbetstid som överskrider den arbetstid som överenskommits i anställningskontraktet eller kollektivavtalet och (kan) betalas separat. Om en medarbetare till exempel ska arbeta 40 timmar per vecka men i slutänden arbetar 45 timmar, kan du lägga till upp till fem timmars övertid i utbetalningen.

Övertidshantering utan lönemall

Om du inte tilldelar medarbetaren någon lönemall, men ett schema, beräknar TimeMoto Cloud automatiskt varje extra timme som ”extratimmar” och lägger till den i flexibankens saldo. På så sätt kan du alltid hålla koll på de aktuella extratimmarna och medarbetarens insamlade extratimmar.

Du kan granska allt detta i tidkortet genom att klicka på kolumnknappen och lägga till en eller flera extra kolumner i tidkortet:

• Föregående flexbank: Visar flexbankssaldot dagen före den aktuella rapportens startdatum.
• Insamlat i flexbanken: Visar det flexbankssaldo som byggt upp  i den period som för närvarande visas.
• Totalt i flexbanken just nu: Visar det för närvarande tillgängliga totala flexbankssaldot.

Detta byts automatiskt ut mot den mer detaljerade övertidshanteringen så snart du tilldelar medarbetaren en lönemall.

Lönemallar och övertid

Innan du kan hantera övertid i dina lönerapporter måste du i TimeMoto ange vad som i själva verket anses som övertid. Det gör du i lönemallarna i lön- och övertidsinställningarna.

Exempel: Anställningskontraktet anger ett visst antal timmar per vecka som standardarbetstid. Allt som går utöver dessa timmar anses vara övertid.

För detta skapar du en lönemall och lägger till regeln ”mer än schemalagt”. I kontraktet anges att övertid betalas dubbelt, så du kan ange faktorn 2. Detta ändrar timlönen endast när den definieras som extrabetalning. (Det går även bra att låta faktorn vara 1, om övertid inte ger någon extra betalning.)

När du har tilldelat en lönemall kan medarbetaren stämpla sin tid som vanligt. Efter löneperiodens slut kan du granska rapporterna.

Tidkort

Tidkortet dokumenterar endast medarbetarens arbetade timmar, stämplingar och planerade ledighet. Om du vill kontrollera tidssaldot använder du den här rapporttypen. Med tidkort kan du dock inte genomföra någon ytterligare övertidshantering. Övertidshanteringen påverkar heller inte tidkortssaldot. Tidkortssaldot förs inte över till nästa rapportperiod.

Lönerapporter

I lönerapporten kan du kontrollera den totala utbetalningen av vanlig arbetstid och extra arbetstid. Det ska kunna användas för att förbereda löneutbetalningen. Extra arbetstid innehåller även övertid, i enlighet med inställningarna i lönemallen.

Lönerapporterna visar den beräknade utbetalningen i olika lönekategorier

När du har stängt en löneperiod klickar du på ikonen för lönekategorin Övertid för vidare hantering av övertiden. Den är märkt med en klocksymbol.

Ett fönster visas. Du kan välja mellan tre olika sätt att kompensera övertid:

• Betala ut övertid: Lägg till de extra arbetade timmarna i totalbeloppet för medarbetarens utbetalning.
• Lägg till i flexbanken: Lägg till de extra arbetade timmarna i medarbetarens flexbankssaldo. Det kan användas senare för betald ledighet (istället för att dra av semesterdagar) för att kompensera för övertiden.
• Ignorera övertid: Vissa avtal anger en viss mängd övertid som ingår i den vanliga bruttolönen. Du kan ta bort tid som varken läggs till i utbetalningen eller i flexbanken.

Bra! När du har tilldelat alla timmar klickar du på Godkänn för att behandla övertiden. Du har nu hanterat medarbetarens övertid!

Obs! Det är mycket viktigt att totalen överensstämmer med mängden extra arbetstid som du behandlar. Om totalen inte överensstämmer visas timmarna med röda siffror. Om den överensstämmer visas timmarna som vanligt med svarta siffror.

Har du några frågor?
Om du behöver ytterligare hjälp kan du kontakta oss via kontaktformuläret.