Mijn gewerkte uren komen niet overeen met mijn kloktijden. Waarom niet?

Het primaire doel van het tijdschema is het registreren en documenteren van de werkuren van werknemers, inclusief pauzes en soms afwezigheid. Maar wat als de cijfers op de urenstaat niet overeenkomen met wat u verwachtte?

In dit artikel kijken we naar instellingen die de kolom Gewerkte uren kunnen beïnvloeden en laten we voorbeelden zien die op u van toepassing kunnen zijn.

Hier zijn de oorzaken in een notendop (volg de links voor voorbeelden en meer details):

1. Afronding: Afronding kan kloktijden veranderen, waardoor gewerkte uren worden verlaagd of verhoogd naar deze afgeronde waarde.
2. Pauzes: Pauzes kunnen automatisch of met bepaalde voorwaarden in het werkrooster worden ingesteld en de werktijd verminderen zonder dat handmatig pauzes moeten worden geboekt.
3. Algemene aftrek van pauzes: Via de pauze-instelling in pauzes en afwezigheden (of via betaalde pauzes) kan worden bepaald of geboekte pauzes van de gewerkte uren worden afgetrokken.

1. reden – Afronding

Afronding is een functie die (onder bepaalde voorwaarden) de kloktijden aanpast naar afgeronde waarden. Dit wordt meestal ingesteld in het rooster van de werknemer (als de werknemer een toegewezen rooster heeft) of in de Algemene informatie instellingen (als er geen rooster is toegewezen). Als u vragen hebt over voorgedefinieerde afronding, controleer dan uw instellingen of vraag een manager om meer informatie.

Voorbeeld:

Een medewerker begon te werken om 07:50 en stopte met werken om 16:05. Er zijn geen pauzes gecrediteerd of afgetrokken. Bij controle ontdekt de medewerker dat alleen 08:00 gewerkte uren op zijn tijdrapport staan. Bovendien zijn de boekingen voor [In] en [Uit] gewijzigd in respectievelijk 08:00 en 16:00 uur!

Na overleg met zijn manager stelt hij vast dat zijn werkrooster afrondingen bevat naar de geplande begin- en eindtijden: Alle [In] handelingen die tot 15 minuten voor de begintijd worden geregistreerd en alle [Uit] handelingen die tot 10 minuten na de eindtijd worden geregistreerd, worden afgerond naar de geplande begin- en eindtijden, die in dit geval 08:00 - 16:00 uur zijn.

De werktijd van de werknemer bedraagt dus afgerond 08:00 gewerkte uren.

Tip: In dit artikel leest u meer over afrondingstypen, hoe u de gewenste instellingen maakt en verschillende combinaties van rooster en afrondingstypen:

Afrondingstypes

2. reden – Pauzes

Pauzes kunnen meestal worden bijgehouden door in het tijdrapport de bij de pauzes behorende boekingen te controleren. Er zijn gevallen waarin pauzes worden afgetrokken van de gewerkte uren van de werknemer zonder dat de werknemer ze handmatig heeft geregistreerd.

Automatisch afgetrokken pauzes

Automatisch afgetrokken pauzes zijn vooraf geplande pauzes op vaste tijden die worden afgetrokken zonder dat de werknemer ze hoeft te boeken. Deze zijn altijd vooraf gedefinieerd in uw (of de werknemer) toegewezen rooster. Voor meer details over uw voorgedefinieerde pauzes, kijk in uw rooster of vraag een manager om meer informatie.

Voorbeeld:

Een werknemer begon om 08:00 uur met werken en eindigde om 17:00 uur. Er zijn geen pauzes geboekt op de tijdregistratie apparaten of in de TimeMoto App. Na controle van zijn tijdrapport, stelt de werknemer vast dat hij slechts 08:00 werktijd heeft gecrediteerd.

Bij nadere inspectie ziet de werknemer in de betreffende kolom een geplande pauze, die ook in mindering is gebracht in de kolom [Pauze].

Gelukkig was het antwoord snel gevonden nadat de werknemer met zijn manager had gesproken. Zij deelde hem mee dat de lunchpauze tussen 12:00 en 13:00 uur al was ingepland en automatisch in mindering werd gebracht op de gewerkte uren, zonder dat deze als handmatige boeking werd weergegeven.

Daarom omvatte de geboekte tijd tussen 08:00 en 17:00 uur 9 uur, maar de pauze tussen 12:00 en 13:00 uur bracht 1 uur in mindering, wat neerkomt op een netto werktijd van 08:00 uur.

Tip: In dit artikel leest u meer over pauzetypes en inhoudingen, hoe u die kunt instellen die u verkiest en verschillende combinaties van rooster en pauzetypes:

Pauzetypes

Voorwaardelijk afgetrokken pauzes

Voorwaardelijk ingehouden pauzes zijn pauzes die onder bepaalde voorwaarden van de werktijd worden afgetrokken. Net als automatisch afgetrokken pauzes worden ze niet handmatig geboekt door de medewerker en zijn ze dus niet zichtbaar in de boekingsacties zelf. Controleer uw rooster of vraag een manager om meer informatie als u de instellingen van uw rooster niet kent.

Voorbeeld:

Een medewerker klokte in om 09:00 uur en klokte uit om 16:00 uur. De pauzes waren niet geboekt via de tijdregistratieapparatuur of de online timer. De medewerkster was verrast toen zij in het tijdrapport een onverwachte pauze ontdekte, die 30 minuten van haar werktijd aftrok en resulteerde in slechts 06:30 werktijd.

Na overleg met de manager werd ontdekt dat het rooster van de werkneemster voorzag in een voorwaardelijk afgetrokken pauze, waarbij 30 minuten pauze in mindering worden gebracht na minimaal 6 achtereenvolgende uren werken.

Met een totale geboekte werktijd van 7 uur trok het systeem de voorwaardelijke pauze af, zodat 00:30 uur zichtbaar is in de kolom [Pauze], wat uiteindelijk resulteert in een netto werktijd van 06:30 uur.

Tip: In dit artikel leert u meer over pauzetypes en aftrek, hoe u uw voorkeursinstellingen maakt en verschillende combinaties van rooster en pauzetypes:

Pauzetypes

3. reden – Algemene aftrek van pauzes

Normaal gesproken worden pauzes die worden geboekt op de tijdregistratie apparaten of rechtstreeks in uw TimeMoto account afgetrokken van de werktijd, omdat ze worden beschouwd als onbetaalde pauzetijd. Deze regel kan echter worden gewijzigd in de instellingen voor pauzes en afwezigheden van de bedrijfsaccount.

Optie: niet afgetrokken van de werktijd

Een werknemer klokt in om 08:00 uur, neemt een pauze tussen 12:00 en 12:30 uur en klokt uit om 16:30 uur. Hoewel de pauze correct was geboekt op het TimeMoto-apparaat in de foyer, merkte de werknemer later dat 08:30 uur als werktijd was opgenomen in haar tijdrapport.

Voorbeeld:

Een medewerker klokte om 8.00 uur in, had tussen 12.00 en 12.30 uur pauze en klokte om 16.30 uur uit. Hoewel de pauze correct was geklokt op de TimeMoto-klok in de foyer, realiseerde de medewerker zich later dat op zijn urenstaat 08:30 gewerkte uren stond.

Nadat haar supervisor ook deze omstandigheid niet kon verklaren, wendde zij zich tot haar manager, die het probleem kon oplossen. In de [Pauzes en afwezigheden] instellingen van hun cloud account stond de pauze ingesteld op: "niet afgetrokken van werktijd".

Dit betekent dat haar pauze, hoewel correct geboekt op het apparaat, niet in mindering mag worden gebracht op haar werktijd, wat neerkomt op een totale werktijd van 08:30 uur.

Opmerking: Het inplannen van een betaalde pauze via het rooster van de werknemer zou hetzelfde effect hebben!

Optie: pauzes worden pas na x minuten afgetrokken

U kunt ook aangeven dat pauzes pas na een bepaald aantal minuten worden afgetrokken. Op die manier wordt elke geboekte pauze die korter is dan de opgegeven duur niet afgetrokken van de werktijd van de werknemer.

Voorbeeld:

Een werknemer boekt in om 08.30 uur en vertrekt om 17.30 uur. Naast de lunchpauze van een uur die hij tussen 13:00 en 14:00 uur heeft genomen, heeft hij gedurende de dag drie pauzes van ongeveer 10 minuten geboekt voor een snelle kop koffie in de cafetaria. Bij controle van het tijdrapport blijkt dat alleen de lunchpauze van de werktijd was afgetrokken, maar niet de drie koffiepauzes. Dit betekende dat een totale werktijd van 07:30 uur werd verwacht, maar in werkelijkheid stond er 08:00 uur op het tijdschema.

Hij vond het niet erg, maar besloot met zijn manager te praten over hoe deze situatie was ontstaan. Hij kreeg te horen dat alleen pauzes van 15 minuten of langer worden afgetrokken van de werktijd van de werknemers, zoals bepaald in de instellingen voor [Pauzes en afwezigheden] .

Aangezien de drie koffiepauzes elk slechts ongeveer 10 minuten duurden, werd alleen de lunchpauze afgetrokken van de werktijd van de werknemer, wat resulteerde in een netto werktijd van 08:00 uur.

Tip: Lees het volgende artikel voor meer informatie over de pauzeaftrek en ontdek waar u deze voor alle werknemers kunt instellen:

Pauzes en afwezigheden

Als niets anders werkt...

Als geen van deze instellingen de cijfers op uw tijdrapport heeft beïnvloed, kan er een ander probleem zijn. Als u meer hulp nodig heeft, gebruik dan ons contactformulier hieronder.

Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.