Planificación de Ausencias

Nota: ¿No puede encontrar esta característica en su cuenta Cloud? Este artículo trata de funciones disponibles en el Plan Plus de TimeMoto Cloud. Si desea sacar el máximo provecho de su cuenta TimeMoto, asegúrese de actualizar su plan a sus necesidades!

¿Conoce el Calendario de Planificación? ¿Ha acabado de asignar los horarios a sus empleados? Es posible que también desee gestionar ausencias. En este artículo hablaremos sobre la planificación de ausencias y de las consideraciones relativas a los distintos tipos de ausencia.

Antes de empezar a planificar...

Es necesario realizar algunas configuraciones previas antes de empezar a planificar ausencias, aunque, en la mayoría de casos, sólo tendrá que hacerlo una vez.

Paso 1: Configure [Pausas y Ausencias]

En [Ajustes], acceda a [Pausas y Ausencias] para configurar las siguientes características:

• Días festivos: si los días festivos son los mismos para todos los empleados de la empresa, seleccione aquí la región y tipo de ausencia destinada a los festivos. Al guardar cambios, los días festivos de la región seleccionada se agregarán automáticamente a su Calendario. Si los días festivos varían según la ubicación de los empleados, le recomendamos ir a [Ajustes] > [Ubicación] y, desde los ajustes de cada ubicación, seleccionar la región vinculada a los días festivos.
• Gestión de ausencias: seleccione aquí si las ausencias se calculan en días u horas, la fecha de restablecimiento del balance de vacaciones y especifique la cantidad máxima de vacaciones que puede arrastrarse al año siguiente.
• Tipos de ausencia: agregue con el nombre que desee las distintas ausencias que va a planificar. El tipo (de remuneración) seleccionado definirá si una ausencia es pagada, no pagada o a deducir del balance de vacaciones.

Nota: Para obtener información más detallada, consulte el artículo dedicado a las configuraciones de [Pausas y Ausencias].

Paso 2: Configure sus Turnos

TimeMoto funciona con el siguiente principio: si un empleado tiene un turno programado, pero va a estar ausente, es necesario agregar dicha ausencia en el Calendario. Las ausencias deberían planificarse sobre el turno programado, así el sistema puede calcular la duración de la ausencia de forma precisa.

Por esta razón, le recomendamos planificar los turnos de los empleados primero. Esto generalmente se hace con Horarios.

Nota: Si no está seguro si un empleado ya tiene un turno programado para un día específico, vaya a [Planificación] > [Calendario] y busque al empleado. Si aparece el turno para el empleado en cuestión, proceda con la planificación de su(s) ausencia(s).

Planificar una Ausencia

Ahora que ya han realizado las configuraciones necesarias, veamos los pasos a seguir para planificar las ausencias en sí:

1. Seleccione [Planificación] > [Calendario], filtre al empleado o búsquelo en la lista y navegue hasta la fecha de inicio de la ausencia. Si programó el turno, debería aparecer la plantilla del horario.

2. Haga clic izquierdo sobre el elemento del horario (o campo en blanco si no hay horario) y seleccione la última opción: [Agregar ausencia].

3. En la próxima ventana, seleccione el Tipo de Ausencia que corresponda a la ausencia del empleado. Si no encuentra el tipo de ausencia que necesita, vuelva al paso 1.

4. Ahora, defina la duración de la ausencia:

• Ausencia de Día completo: Asegúrese de que la casilla junto a [Día completo] permanezca activa para las ausencias que abarcan todo el día. Seguidamente, seleccione las fechas de inicio y fin de la ausencia.
• Ausencia parcial: Si la ausencia es solo en una franja horaria determinada, desmarque la casilla junto a [Día completo] y especifique en su lugar la hora de inicio y fin. La ausencia solo se aplicará al día que haya seleccionado.

5. Opcionalmente, puede agregar una descripción a su planificación. Lo que mencione aquí no afectará al elemento de planificación en sí.

6. Finalmente, confirme sus ajustes haciendo clic en [Guardar].

Si siguió todos los pasos correctamente, el Calendario ahora mostrará la ausencia planificada en las fechas seleccionadas.

Solicitar Ausencias

¿Sabía que sus empleados pueden solicitar ausencias con TimeMoto Cloud por sí mismos? Esta función facilita especialmente la planificación de una ausencia, ya que el empleado ha preestablecido todos los detalles. Lo único que debe hacer es aceptar la solicitud (o rechazarla si no corresponde planificarla).

Lea más sobre las solicitudes pendientes de ausencias en este artículo:

Solicitudes pendientes

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