Comment fonctionne le rapport de temps PDF ?

  • Dernière mise à jour le 16 décembre 2024 à 09:22
Note : Vous ne trouvez pas cette fonction dans votre Cloud ? Cet article contient des fonctionnalités disponibles avec le plan Essential (ou Plus) de TimeMoto Cloud. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre compte TimeMoto, assurez-vous de mettre votre plan à niveau en accord avec vos besoins !

Si vous utilisez TimeMoto avec le plan Essentiel (ou Plus), vous pouvez voir que vous pouvez télécharger vos exportations de rapports de temps au format PDF. Ce format facilite la production de rapports faciles à lire et leur envoi par e-mail à vos employés.

Cet article vous aide à comprendre plus rapidement vos rapports PDF et vous explique comment vérifier les valeurs entre votre interface web et le fichier de rapport.

Vous cherchez des informations spécifiques ? Voici les différentes sections abordées dans cet article (cliquez sur les liens pour accéder à la section correspondante) :

En-tête du rapport de temps

Tout d'abord, regardons l'en-tête de l'exportation PDF. Dans le coin supérieur gauche, vous pouvez voir le nom de votre compte d'entreprise. Le coin supérieur droit indique la période de rapport en cours. Vous trouverez ci-dessous des informations spécifiques à l'employé :

  1. Nom : Le nom complet de l'employé, composé de son prénom et de son nom de famille.
  2. Département :  Le département de l'employé, conformément au département qui lui a été attribué dans la carte d'employé (si disponible).
  3. Emploi du temps : S'il est disponible, ce champ affiche le nom de l'horaire assigné à l'employé.
  4. Numéro de l'employé / Numéro du employé deuxième : Le numéro du (deuxième) employé, tel qu'il figure sur la carte de l'employé (s'il est disponible).

Note : Gardez à l'esprit que ces informations dépendent des paramètres de l'employé au moment de l'exportation. Si vous souhaitez en savoir plus sur la carte d'employé et sur la manière de la configurer, nous vous recommandons de consulter l'article suivant :

La carte d'employé

Données du rapport de temps – PDF

La feuille de temps se compose d'une sélection fixe de données. Contrairement à l'interface web flexible, le type de données sera toujours le même :

  1. Date et jour : Chaque ligne est affichée avec la date et le jour de la semaine sur laquelle elle porte.
  2. État de l'horloge (IN/OUT) : Dans la section suivante, toutes les actions de pointages sont classées par type de pointages. Toutes les actions [Entrée] et [Retour] sont considérées comme des actions de type [Entrée] et sont affichées à gauche. Toutes les actions de [Sortie] et de [Pause] sont considérées comme des actions de type [SORTIE] et sont affichées à droite. Si une absence est planifiée, cette ligne affichera le nombre d'heures d'absence (payées et non payées).
  3. Planifié : Cette colonne indique les heures planifiées pour ce jour spécifique. Ce nombre est généralement défini par le(s) horaire(s) ou le(s) poste(s) de planification attribué(s) à l'employé par le biais de la carte d'employé ou de l'emploi du temps. Elle correspond à la colonne [Horaire planifié] dans l'interface Web.
  4. Travaillée : Cette colonne indique les heures qui comptent pour le temps de travail ou d'absence rémunéré de l'employé. Elle correspond à la somme de la colonne [Heures travaillées] et de toutes les heures d'absence dans la colonne [Absence] de l'interface web, pour autant qu'elles soient considérées comme des absences payées.
  5. Balance : Cette colonne indique la différence entre les heures réalisées et les heures planifiées de l'employé. Elle correspond à la colonne du même nom dans l'interface web.
  6. Commentaires/Code : Cette section contient tous les commentaires et codes d'absence ou de projet ajoutés. Ceux-ci sont ajoutés manuellement par le gestionnaire ou automatiquement par les projets planifiés ou pointés et les absences programmées.

En outre, chaque semaine est affichée séparément et commence par une ligne indiquant le numéro de la semaine et l'année. La dernière ligne indique le total hebdomadaire des colonnes Planifié, Réalisé et Solde.

La toute dernière ligne récapitule le total des heures planifiées, travaillées et de la balance de tous les jours de la période en cours.

Pied de page du rapport de temps

Le pied de page du rapport de temps affiche des données statistiques sur différents éléments liés aux employés, les congés, les heures supplémentaires et les absences.

Congés

Cette section documente les heures d'absence liées au décompte des absences "déduites du solde des congés" (configuré dans Pauses et Absences). N'oubliez pas que ces heures sont affichées en jours ou en heures, en fonction des paramètres définis dans le Gestionnaire des absences :

  1. Total : Le montant total des vacances auxquelles l'employé a droit au cours de l'année.
  2. Prises : Le nombre de jours de vacances pris jusqu'au début de la période de rapport actuelle.
  3. Cette période : Le nombre de jours de congés pris pendant la période couverte par le rapport.
  4. Solde : Le solde actuel des congés, tel qu'il apparaît sur la carte de l'employé au moment de l'exportation du rapport. Cela inclut les vacances qui ont déjà été planifiées pour une date ultérieure !

Vous avez des questions sur le solde de vos congés ? Consultez cet article pour en savoir plus sur son fonctionnement et sur ce qui peut entraîner une modification des chiffres :

Solde de vacances

Heures supplémentaires

Note : Les heures supplémentaires se présentent différemment pour les employés selon qu'ils ont un modèle de paie assigné ou qu'ils utilisent les heures supplémentaires simplifiées. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des heures supplémentaires dans TimeMoto, consultez l'article suivant :

Gestion des heures supplémentaires dans TimeMoto Cloud

Si un employé n'a pas de modèle de paie assigné (et utilise donc les paramètres des heures supplémentaires simplifiées), la section des heures supplémentaires se déroule comme suit :

  1. Solde de congés compensatoires précédent : Le solde de congés compensatoires avant le début de la période de rapport actuelle.
  2. Congés compensatoires courant  : Le solde de congés compensatoires accumulé pendant la période de rapport en cours.
  3. Congés compensatoires total  : Le solde final des congés compensatoires après avoir pris en compte le précédent et l'actuel accumulé (y compris tout changement manuel !).

Si un employé a un modèle de paie assigné (qui activera la gestion avancée des heures supplémentaires via le rapport de paie), la section sur les heures supplémentaires affiche les mêmes éléments que ceux expliqués ci-dessus. En outre, un autre élément apparaît en haut de la page :

  • Accumulé : Il s'agit des heures supplémentaires accumulées qui ont été traitées par le gestionnaire.

Absences

Cette section documente toutes les absences prises au cours de la période couverte par le rapport. Elle est répartie entre les trois décomptes d'absence affectés aux absences planifiées pour cette période. L'affichage de ces nombres en jours ou en heures dépend de vos paramètres dans le Gestionnaire des Absences :

  1. Payé : Comprend toutes les catégories d'absences marquées par le décompte "Absence payée".
  2. Non payée : Comprend toutes les catégories d'absence marquées par le décompte "Absence non payée".
  3. Congés payés : Comprend toutes les catégories d'absences marquées par le décompte "Déduit du solde des congés".

Conseil : Si vous souhaitez en savoir plus sur les types d'absence, sur la manière de les configurer et sur la manière d'utiliser le bon décompte des absences, veuillez consulter l'article suivant :

Pauses et absences

Horodatage

Enfin, chaque feuille de temps PDF est marquée d'un horodatage pour documenter la date et l'heure à laquelle ce rapport a été généré. Cet horodatage permet d'expliquer les différences entre plusieurs exportations de feuilles de temps générées à des moments différents, en particulier si un gestionnaire modifie les données de la feuille de temps entre les exportations.

Pourquoi certains chiffres de mon PDF ne correspondent-ils pas à mes paramètres ?

La première chose à vérifier est que le rapport PDF exporté (ou imprimé) est récent. Si le rapport est plus ancien, il se peut que certaines données aient été modifiées depuis l'exportation, ce qui signifie que le rapport peut différer de ce que vous voyez dans l'interface web.

Exemples spécifiques

Y a-t-il des chiffres spécifiques qui ne correspondent pas à vos paramètres ? Cela peut également être lié à une configuration antérieure. Voici quelques éléments qui peuvent déjà vous donner une explication logique :

Heures réalisées : Si vos heures réalisées ne correspondent pas, cela peut avoir un rapport avec vos heures travaillées et/ou vos heures d'absence. N'oubliez pas que seules les absences payées sont prises en compte dans le calcul des heures accomplies ! Consultez cet article pour plus de détails :

Solde et heures supplémentaires : Y a-t-il des valeurs dans votre solde ou vos heures supplémentaires/solde de congés compensatoires qui n'ont pas de sens ? Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. Consultez cet article pour plus de détails :

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Vous cherchez des réponses mais ne savez pas par où commencer ? Consultez notre glossaire ! Il s'agit d'une ressource précieuse qui vous aidera à trouver les informations dont vous avez besoin. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez nous contacter via le formulaire de contact.

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