Le mie ore lavorate non corrispondono a quelle registrate. Perché?
- Ultimo aggiornamento il 16 dicembre 2024 alle ore 12:56
Lo scopo principale della scheda presenze è quello di registrare e documentare le timbrature dei dipendenti e il loro tempo di lavoro, comprese le pause e talvolta le assenze. Ma cosa succede se i numeri del timesheet non rispecchiano quanto previsto?
In questo articolo discutiamo le impostazioni che possono influire sulla colonna Ore lavorate e vi mostriamo alcuni esempi che potrebbero essere applicabili anche a voi.
Ecco i motivi in breve (seguite il link per esempi e maggiori dettagli):
- Arrotondamento: L'arrotondamento può modificare gli orari di registrazione e diminuire o aumentare le ore lavorate in base al valore arrotondato.
- Pause: Le pause possono essere impostate automaticamente o in modo condizionato tramite la pianificazione e diminuire le ore lavorate senza che le pause vengano registrate manualmente.
- Deduzione generale delle pause: La deduzione delle pause può essere modificata attraverso le impostazioni delle pause e delle assenze (o attraverso le pause retribuite) e influisce sulla deduzione delle pause dalle ore lavorate.
Motivo n. 1: Arrotondamento
L'arrotondamento è una funzione che (in determinate condizioni) adatta i tempi di registrazione a valori arrotondati. Questa funzione viene solitamente impostata nella pianificazione del dipendente (se il dipendente ha una pianificazione assegnata) o nelle impostazioni delle Informazioni generali (se non è stata assegnata alcuna pianificazione). Se avete bisogno di chiarimenti sull'arrotondamento predefinito, rivedete le vostre impostazioni o chiedete a un manager di darvi maggiori informazioni.
Esempio:
Un dipendente ha timbrato il cartellino alle 07:50 e ha timbrato il cartellino alle 16:05. Non ci sono timbrature o detrazioni. Non ci sono pause registrate o dedotte. Al momento della revisione, il dipendente scopre che il sua scheda presenze riporta solo le ore lavorative 08:00. Anche gli orari [Entrata] e [Uscita] sono stati modificati alle 08:00 e alle 16:00!
Dopo essersi consultato con il proprio manager, il dipendente si rende conto che il suo orario prevede l'arrotondamento agli orari di inizio e fine previsti: Tutte le azioni [Entrata] registrate fino a 15 minuti prima dell'orario di inizio e tutte le azioni [Uscita] registrate fino a 10 minuti dopo l'orario di fine devono essere arrotondate agli orari di inizio e fine previsti, che in questo caso erano 08:00 - 16:00.
Pertanto, l'orario di lavoro dei dipendenti corrisponde alle ore lavorative 08:00 arrotondate.
Suggerimento: Per saperne di più sulle tipologie di arrotondamento, su come impostare le impostazioni desiderate e sulle diverse combinazioni di orari e tipologie di arrotondamento, consultare questo articolo:
Motivo n. 2: Pause
Le pause di solito possono essere rintracciate rivedendo le azioni di registrazione nella scheda presenze che sono legate alle pause. Ci sono casi in cui le pause possono essere detratte dalle ore lavorate del dipendente senza che il dipendente le abbia registrate manualmente.
Pause dedotte automaticamente
Le pause a deduzione automatica sono pause prestabilite a orari fissi che vengono dedotte senza essere registrate dal dipendente. Sono sempre predefinite nell'orario assegnato al dipendente (o al collaboratore). Se avete bisogno di chiarimenti sulle pause predefinite, rivedete il vostro orario o chiedete a un responsabile di darvi maggiori informazioni.
Esempio:
Un dipendente ha timbrato il cartellino alle 08:00 e l'ha timbrato alle 17:00. Non sono state registrate pause sugli dispositivi o sull'app TimeMoto. Dopo aver controllato la propria scheda presenze, il dipendente scopre che gli sono state accreditate solo le 08:00 ore lavorative.
Dopo un'attenta analisi, il dipendente vede una pausa programmata nella rispettiva colonna che è stata anche detratta nella colonna [Pausa].
Fortunatamente la risposta è stata trovata rapidamente dopo che il dipendente ha parlato con il proprio manager. Il manager gli ha detto che la pausa pranzo tra le 12:00 e le 13:00 era già stata programmata e detratta automaticamente dalle ore lavorate senza essere indicata come azione di timbratura manuale.
Pertanto, il tempo registrato tra le 08:00 e le 17:00 comprendeva 9 ore, ma la pausa tra le 12:00 e le 13:00 sottraeva 1 ora, il che equivale a un netto di 08:00 ore lavorate.
Suggerimento: Per saperne di più sulle tipologie di pausa e sulla deduzione delle pause, su come impostare le impostazioni che preferite e sulle diverse combinazioni di orari e tipologie di pausa, consultate questo articolo:
Pause a deduzione condizionata
Le pause a deduzione condizionata sono pause dedotte dalle ore lavorate in determinate condizioni. Proprio come le pause dedotte automaticamente, non vengono registrate manualmente dal dipendente e, pertanto, non sono visibili nelle azioni di registrazione. Se non conoscete le impostazioni del vostro orario, rivedete il vostro orario o chiedete a un responsabile di darvi maggiori informazioni.
Esempio:
Un dipendente ha timbrato il cartellino alle 09:00 ed è uscito alle 16:00. Non sono state registrate pause tramite gli orologi o il timer. Il dipendente è rimasto sorpreso nel trovare una pausa inaspettata nella scheda presenze che ha sottratto 30 minuti dal suo tempo di lavoro, mostrando solo le 06:30 ore lavorate.
Dopo aver parlato con il proprio manager, si è scoperto che l'orario del dipendente prevede una pausa a deduzione condizionata che detrae 30 minuti di pausa dopo almeno 6 ore di lavoro consecutive.
Con un orario di lavoro totale di 7 ore, il sistema ha dedotto la pausa condizionale, rendendo visibili le ore 00:30 nella colonna [Pausa] e ottenendo così un netto di 06:30 ore lavorate.
Suggerimento: Per saperne di più sulle tipologie di pausa e sulla deduzione delle pause, su come impostare le impostazioni che preferite e sulle diverse combinazioni di orari e tipologie di pausa, consultate questo articolo:
Motivo n. 3: Deduzione generale delle pause
Di solito, le pause registrate dagli dispositivi o direttamente dall'account TimeMoto vengono detratte dal tempo di lavoro, in quanto sono considerate pause non retribuite. Tuttavia, questa impostazione può essere modificata nelle impostazioni delle pause e delle assenze dell'account aziendale.
Opzione: non dedurre dall'orario di lavoro
È possibile che le pause non vengano detratte completamente dall'orario di lavoro. In questo caso, tutte le pause registrate dagli dispositivi o dal app, anche se sono indicate come tali nella scheda presenze, sono comunque incluse nelle ore lavorate del dipendente.
Esempio:
Un dipendente ha timbrato il cartellino alle ore 08:00, ha fatto una pausa tra le 12:00 e le 12:30 e ha timbrato il cartellino alle 16:30. Anche se la pausa è stata registrata correttamente sullo dispositivo TimeMoto nell'atrio, il dipendente si è reso conto in seguito che la sua scheda presenze riportava le ore lavorative 08:30.
Dopo che il suo diretto supervisore non è stato in grado di spiegare questo problema, ha consultato il suo manager, che ha potuto risolvere il problema. Nelle impostazioni [Pause e assenze] del loro account cloud, le impostazioni di deduzione delle pause erano impostate su: "non dedotta dal tempo di lavoro".
Ciò significa che la pausa, anche se è stata correttamente registrata sullo dispositivo, non deve essere detratta dalle ore di lavoro del dipendente, per un totale di 08:30 ore di lavoro.
Nota: Programmare una pausa retribuita attraverso l'orario del dipendente avrebbe lo stesso effetto!
Opzione: le pause vengono detratte solo dopo x minuti
In alternativa, è possibile impostare le pause in modo che inizino a essere detratte solo dopo un certo numero di minuti. In questo modo, qualsiasi pausa registrata inferiore al numero definito non verrà detratta dalle ore di lavoro del dipendente.
Esempio:
Un dipendente ha timbrato il cartellino alle 08:30 e ha timbrato il cartellino alle 17:30. Oltre alla pausa pranzo di un'ora che ha fatto tra le 13:00 e le 14:00, ha registrato anche tre pause di circa 10 minuti nel corso della giornata per prendere un caffè veloce in caffetteria. Dopo aver esaminato la scheda presenze, hanno scoperto che solo la pausa pranzo è stata detratta dal tempo lavorato, non le tre pause caffè. Ciò significa che si aspettavano un totale di ore lavorate pari a 07:30, ma in realtà la scheda presenze riportava 08:00 ore.
Non se ne sono preoccupati, ma hanno deciso di parlare con il loro manager per discutere di come ciò sia avvenuto. Il manager li ha informati che solo le pause di 15 minuti o più vengono detratte dalle ore di lavoro dei dipendenti, come hanno impostato nelle impostazioni [Pause e assenze].
Poiché le tre pause caffè erano di soli 10 minuti ciascuna, solo la pausa pranzo è stata detratta dall'orario di lavoro del dipendente, con un risultato netto di 08:00 ore lavorate.
Suggerimento: Per saperne di più sulla deduzione delle pause e su come impostarla per tutti i dipendenti, leggete il seguente articolo:
Se nient'altro ha funzionato...
Se nessuna di queste impostazioni ha influito sui numeri della vostra scheda presenze, il problema potrebbe essere un altro. Per ulteriore assistenza, consultate il nostro modulo di contatto qui sotto.
Avete domande?
Per ulteriore assistenza, potete contattarci utilizzando il modulo di contatto.