Le mie ore di assenza non corrispondono. Perché?

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Lo scopo principale della scheda presenze è quello di registrare e documentare le timbrature dei dipendenti e il loro tempo di lavoro, comprese le pause e talvolta le assenze. Ma cosa succede se i numeri della scheda presenze non rispecchiano quanto previsto?

In questo articolo discutiamo le impostazioni che possono influire sulla colonna Assenze e vi mostriamo alcuni esempi che potrebbero fare al caso vostro.

Ecco i motivi in breve (seguite il link per gli esempi e maggiori dettagli):

1. Pause: Le pause possono essere programmate e diminuire il tempo di assenza, poiché le pause non richiedono un'assenza.
2. Giorni non pianificati: Se una parte di una serie di assenze (di intere giornate) comprende giorni non pianificati, questi non mostreranno l'assenza.
3. Assenze non pianificate: Se un dipendente è assente dal lavoro o se un'assenza non è stata programmata, la scheda presenze non mostrerà alcuna assenza.

Motivo n. 1: Pause

Le pause possono essere pianificate a orari prestabiliti all'interno di un orario di lavoro. Poiché le pause non sono considerate di per sé tempo di lavoro effettivo, le assenze pianificate durante le pause non saranno conteggiate come tempo di assenza effettivo.

Nota: Questa regola non si applica alle pause a deduzione condizionata, poiché queste non sono programmate a orari specifici e si applicano solo se si raggiunge un certo numero di ore lavorative consecutive!

Esempio:

Un dipendente ha un orario dalle 08:00 alle 17:00 con una pausa pranzo programmata tra le 12:00 e le 13:00. Il dipendente si ammala durante la pausa pranzo e va a casa alle 12:30. Il suo responsabile pianifica l'assenza dalle 12:30 alle 17:00.

Con un'assenza tra queste ore, ci si potrebbe aspettare un'assenza di 04:30 ore nel foglio di presenza. Tuttavia, dopo un'ulteriore verifica, la colonna delle assenze mostra solo 4:00 ore di assenza.

Ciò è dovuto al fatto che 30 minuti di tale assenza rientrano in una pausa programmata. Con un'assenza tra le 12:30 e le 17:00 e 30 minuti di pausa rimanenti, l'assenza alla fine ammonta esattamente a 4:00 ore.

Suggerimento: Se un dipendente si assenta durante una pausa, assicurarsi che l'ultima azione Uscita sia regolata all'inizio della pausa, soprattutto se la pausa viene dedotta automaticamente. Poiché qualsiasi uscita durante una pausa automatica comporta l'annullamento della pausa stessa, questo potrebbe portare a un'errata rilevazione delle ore lavorate.

Per saperne di più sui tipi di pausa e sul loro funzionamento, su come impostarle e sulle diverse combinazioni di orari e tipi di pausa, consultate questo articolo:

Tipi di pausa

Motivo n. 2: Giorni non pianificati

Se una parte di una serie di assenze di un giorno intero contiene giorni non programmati, questi giorni "vuoti" non verranno conteggiati come assenze nel report. Poiché il dipendente non avrebbe dovuto lavorare in questi giorni, non dovrà giustificarsi dal lavoro.

Esempio:

Un dipendente(con un orario di lavoro a Ora Fissa) lavora da lun a ven. Il responsabile prevede quattro giorni interi di assenza tra venerdì e lunedì.

Sul foglio di presenza compaiono solo due giorni interi di assenza.

Poiché il sabato e la domenica non fanno parte dell'orario di lavoro del dipendente, l'assenza pianificata su 4 giorni non conteggia questi due giorni, risultando in 2 giorni interi di assenza.

Suggerimento: Per saperne di più sugli orari, su come adattarli alle condizioni di lavoro e su come implementarli e assegnarli, consultare questo articolo:

La pagina degli orari

Motivo n. 3: Assenze non pianificate

Le assenze non programmate (quando il dipendente non si presenta) non vengono conteggiate automaticamente nelle colonne delle assenze, poiché la colonna delle assenze serve a mostrare le assenze programmate. Se si desidera visualizzare i valori delle assenze che non dovrebbero essere conteggiati nella colonna del saldo, si consiglia di pianificare un'assenza non retribuita.

Esempio:

Un dipendente si è dato malato e il suo manager ha programmato un giorno di malattia sul calendario. Controllando successivamente il proprio timesheet, il dipendente scopre che la colonna delle assenze non mostra alcuna ora di assenza.

Dopo aver verificato con il proprio capo, si scopre che il manager ha accidentalmente programmato il giorno di malattia per la settimana successiva. Questo ha fatto sì che il giorno di malattia effettivo fosse un'assenza non programmata, che non compariva nella colonna delle assenze e che risultava in un saldo negativo. Una rapida correzione ha risolto il problema.

Suggerimento: Per saperne di più sul Calendario e sul funzionamento della pianificazione, consultare questo articolo:

Il calendario

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