La mia scheda attività e il saldo Flexibank non corrispondono. Perché?

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Lo scopo principale della scheda presenze è quello di registrare e documentare le timbrature dei dipendenti e il loro tempo di lavoro, comprese le pause e talvolta le assenze. Ma cosa succede se i numeri della scheda presenze non rispecchiano quanto previsto?

In questo articolo discutiamo le impostazioni che possono influenzare la colonna [Saldo] della vostra scheda presenze, il modo in cui influisce sulla colonna [Accumulato] e vi mostriamo degli esempi che potrebbero applicarsi anche a voi.

Ecco i punti principali in breve (seguite il link per esempi e ulteriori dettagli):

• Saldo della scheda presenze: Il [Saldo] della scheda presenze mostra generalmente la differenza tra la durata del lavoro del dipendente e la quantità di tempo che avrebbe dovuto lavorare. Per questo motivo, più valori influenzano direttamente il saldo della scheda presenze.
• Saldo della scheda presenze e tempo di compensazione: Con gli straordinari semplificati, il saldo della scheda presenze influisce direttamente sul valore di tempo di compensazione. Tenete presente che alcune altre impostazioni possono modificare questo comportamento.
  • Regolazioni manuali: Il manager può modificare manualmente il saldo di tempo di compensazione attraverso la scheda del dipendente. In questo caso, il saldo attuale di tempo di compensazione potrebbe discostarsi dal saldo della scheda presenze.
  • Modelli di retribuzione: Non appena un modello di retribuzione viene assegnato alla scheda del dipendente, il saldo non verrà più trasferito al conto di tempo di compensazione del dipendente. Il manager dovrebbe prima elaborare gli straordinari tramite i rapporti retributivi.

Saldo della scheda presenze

La colonna [Saldo] della scheda presenze mostra la differenza tra la durata del lavoro del dipendente e la quantità di tempo che avrebbe dovuto lavorare. Inoltre, in questa equazione vengono considerate anche le assenze retribuite:

[Saldo] = [Ore lavorate] + [Assenza] * - [Periodo pianificato]

*Nota: solo le assenze retribuite contano ai fini del saldo della scheda presenze! Per questo motivo il valore che si vede nella scheda presenze potrebbe discostarsi dal numero considerato per l'equazione.

Vediamo i numeri in dettaglio.

Ore lavorate

Le ore lavorate hanno un impatto positivo sul saldo. Sono il modo più comune in cui il dipendente compensa il tempo totale di lavoro previsto.

Suggerimento: c'è qualcosa di sbagliato nelle ore lavorate? Questo articolo vi aiuterà ulteriormente mostrandovi le possibili ragioni e alcuni esempi:

Le mie ore lavorate non corrispondono a quelle registrate. Perché?

Assenza

Le assenze retribuite hanno un impatto positivo sul saldo. Le assenze non pagate non hanno alcun impatto sul saldo. Per questo motivo il valore che si vede nel foglio presenze potrebbe discostarsi dal numero considerato per l'equazione.

Suggerimento: c'è qualcosa che non va nelle ore di assenza? Questo articolo vi aiuterà ulteriormente mostrandovi le possibili ragioni e alcuni esempi:

Le mie ore di assenza non corrispondono. Perché?

Cosa si intende per assenza retribuita?

Se le assenze programmate utilizzano tipi di assenze con regolamento [Assenza retribuita] o [Dedotta dal saldo ferie], sono considerate assenze retribuite. Tutti i tipi di assenza con il regolamento [Assenza non retribuita] non saranno considerati assenze retribuite.

Suggerimento: Per saperne di più sui tipi di assenze, sulle loro diverse liquidazioni e su come implementarle nel vostro sistema, consultate questo articolo:

Pause e assenze

Turno programmato

Questa colonna è costituita da tutte le ore programmate definite da tutti gli orari e le attività assegnate tramite la Scheda dipendente o il Calendario per il periodo selezionato (per giorno). La durata del turno programmato influisce negativamente sul saldo. Più tempo è programmato, più il dipendente deve lavorare per compensarlo.

Suggerimento: Per saperne di più su Orari di lavoro e Attività, su come impostarle e su come assegnarle a un dipendente, consultare questi articoli:

• Attività
• La pagina Pianificazioni

Esempio:

Un dipendente lavora in base a una pianificazione assegnata tramite il suo calendario con una durata del turno di 8 ore (= turno programmato). In questo particolare giorno, il dipendente ha registrato il proprio lavoro dalle 08:00 alle 12:00, per un totale di 04:00 ore (= ore lavorate). Il dipendente si è sentito male durante la pausa pranzo e ha deciso di tornare a casa, quindi il responsabile ha programmato un'assenza retribuita di 4 ore per il resto della giornata (= Assenza).

Facciamo i conti! Tenendo conto di tutti i fatti, dovremmo arrivare al seguente bilancio:

Dopo aver controllato il foglio presenze, possiamo confermare che questo è il caso:

Saldo scheda presenze e tempo di compensazione

Con gli straordinari semplificati, il saldo della scheda presenze influisce direttamente sul valore del tempo di compensazione. Ciò significa che ogni volta che il saldo è negativo o positivo, questo valore viene riportato sul saldo del tempo di compensazione.

Nella maggior parte dei casi, il saldo totale della scheda presenze del periodo corrente e del tempo di compensazione (visibile solo nella modalità di panoramica della scheda presenze) dello stesso periodo dovrebbero essere uguali.Nel caso non lo fossero, tenere presente che ci sono altre impostazioni che possono modificare questo comportamento.

Regolazioni manuali

Ogni manager può modificare manualmente il saldo del tempo di compensazione dei propri dipendenti attraverso la scheda del dipendente. Questa modifica è sempre rintracciabile nello storico dei saldi del tempo di compensazione dei dipendenti, ma non nella scheda presenze stesso! Per questo motivo, il saldo totale della scheda presenze e il saldo accumulato possono essere diversi.

Suggerimento: Per saperne di più sulla scheda del dipendente, su come navigare al suo interno e su come modificare le sue impostazioni, consultare questo articolo:

La scheda del dipendente

Esempio:

Dopo che il dipendente ha lavorato per un mese intero, il saldo totale della su scheda presenze ammonta a (+) 02:30 ore di tempo extra. Guardando il tempo di compensazione accumulato, questo mostra (+) 04:00 ore per lo stesso periodo. Una differenza di 1:30 ore!

Dopo che il dipendente ha chiesto al proprio manager, questi ha controllato la cronologia del saldo del tempo di compensazione del dipendente (nella sua scheda  dipendente). Lì hanno scoperto che le risorse umane avevano aggiunto 1:30hr. Questo perché il dipendente aveva già effettuato straordinari non documentati prima dell'utilizzo di TimeMoto Cloud per registrare le ore di lavoro del dipendente.

Modelli di retribuzione

Non appena un modello di retribuzione viene assegnato alla scheda del dipendente, il saldo della scheda presenze non verrà più trasferito automaticamente al conteggio del tempo di compensazione. Il manager può invece decidere se il tempo extra verrà rimborsato come straordinario retribuito, se verrà aggiunto come tempo compensativo o se verrà ignorato.

Suggerimento: Per saperne di più sulla gestione avanzata degli straordinari, su come impostarla e su come elaborare gli straordinari dei dipendenti nei rapporti di retribuzione, consultate questo articolo:

Gestione degli straordinari in TimeMoto Cloud

Esempio:

Un altro dipendente ha un saldo totale della scheda presenze di (+) 05:35 ore. Controllando la panoramica della scheda presenze, il dipendente vede che il suo accumulato non mostra alcuna ora.

Dopo un'ulteriore indagine, il suo manager potrebbe confermare che il dipendente ha un modello di retribuzione assegnato. Ciò significa che, a meno che il manager non elabori gli straordinari e non assegni correttamente queste ore, non ci saranno ore accumulate aggiunte al tempo di compensazione di questo periodo.

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