Come funziona il PDF del scheda presenze?

Nota: Non lo trovate sul vostro Cloud? Questo articolo contiene le funzioni disponibili con il Piano Essential (o Plus) di TimeMoto Cloud. Se volete ottenere il massimo dal vostro account TimeMoto, assicuratevi di aggiornare il vostro piano a seconda delle vostre esigenze!

Se si utilizza TimeMoto con il piano Essential (o superiore), è possibile scaricare le schede presenze in formato PDF.

Questo articolo spiega come funziona il report in PDF e come verificare i valori tra l'interfaccia web e il file esportato.

Cercate informazioni specifiche? Ecco le diverse sezioni trattate in questo articolo (fate clic sui link per passare alla singola sezione):

• Intestazione della scheda presenze
• Dati della scheda presenze – PDF
• Piè di pagina della scheda presenze
  • Vacanze
  • Straordinari
  • Assenze
• Timbrature
• Perché alcuni numeri nel mio PDF non corrispondono alle mie impostazioni?

Intestazione della scheda presenze

Innanzitutto, diamo un'occhiata all'intestazione dell'esportazione in PDF. Nell'angolo in alto a sinistra è riportato il nome dell'account aziendale. Nell'angolo in alto a destra è indicato il periodo corrente del rapporto. Di seguito sono riportate alcune informazioni specifiche per i dipendenti:

1. Nome: Il nome completo del dipendente, composto da nome e cognome.
2. Dipartimento: Il reparto del dipendente, in base al reparto assegnatogli nella scheda del dipendente (se disponibile).
3. Orario: Se disponibile, indica il nome dell'orario di lavoro assegnato al dipendente.
4. N. dipendente / Secondo N. dipendente: Il (secondo) numero del dipendente, così come è stato inserito nella scheda del dipendente (se disponibile).

Nota: Tenere presente che queste informazioni dipendono dalle impostazioni del dipendente al momento dell'esportazione. Per ulteriori informazioni sulla scheda del dipendente e su come impostarla, si consiglia di consultare il seguente articolo:

La scheda dipendente

Dati della scheda presenze – PDF

La scheda presenze consiste in una selezione fissa di dati. A differenza dell'interfaccia web, il tipo di dati sarà sempre lo stesso:

1. Data e giorno: Ogni riga viene visualizzata con la data e il giorno della settimana di riferimento.
2. Stato della timbratura (ENTRATA/USCITA): Nella sezione successiva, tutte le azioni di timbratura sono ordinate in base al tipo di azione. Tutte le azioni [Entrata] e [Ritorno] sono considerate azioni di tipo [ENTRATA] e sono visualizzate a sinistra. Tutte le azioni [Uscita] e [Pausa] sono considerate azioni di tipo [USCITA] e sono visualizzate a destra. Se è prevista un'assenza, questa riga mostrerà invece il numero di ore di assenza (sia pagate che non pagate).
3. Pianificato: Questa colonna mostra le ore pianificate per questo giorno specifico. Questo numero è solitamente definito dall'orario di lavoro  assegnato al dipendente tramite la scheda del dipendente o dalle voci di pianificazione assegnate al dipendente tramite il calendario. È correlata alla colonna [Periodo pianificato] dell'interfaccia web.
4. Lavorato: Questa colonna mostra le ore che contano come tempo di lavoro o di assenza retribuita del dipendente. Corrisponde alla somma della colonna [Ore lavorate] e di tutte le ore di assenza nella colonna [Assenze] dell'interfaccia web, purché siano assenze retribuite.
5. Saldo: Questa colonna mostra la differenza tra le ore lavorate e quelle pianificate del dipendente. È correlata all'omonima colonna dell'interfaccia web.
6. Commenti/Codice: Questa sezione contiene tutti i commenti e i codici di assenza o di progetto aggiunti. Questi vengono aggiunti manualmente dal manager o automaticamente da tutti i progetti pianificati e dalle assenze programmate.

Inoltre, ogni settimana viene visualizzata separatamente e inizia con una riga che riporta il numero della settimana e l'anno. L'ultima riga tiene conto del totale settimanale delle colonne Pianificato, Lavorato e Saldo.

L'ultima riga riassume il totale delle ore Pianificate, Lavorate e del Saldo di tutti i giorni del periodo corrente.

Piè di pagina della scheda presenze

Il piè di pagina della scheda presenze mostra i dati  relative a ferie, straordinari e assenze.

Ferie

uesta sezione riporta le ore di assenza relative alle assenze "dedotte dal saldo ferie" (impostate in Pause e assenze). Tenere presente che vengono visualizzate in giorni o in ore, a seconda delle impostazioni di Gestione delle assenze:

1. Totale: il totale delle ferie a cui il dipendente ha diritto durante l'anno.
2. Prese: L'ammontare delle ferie utilizzate fino all'inizio del periodo di riferimento corrente.
3. Questo periodo: Il numero di ferie utilizzate nel periodo di riferimento corrente.
4. Saldo: Il saldo attuale delle ferie, così come appare nella scheda del dipendente al momento dell'esportazione del rapporto. Questo include le ferie già programmate per una data successiva!

Avete domande sul saldo delle ferie? Provate questo articolo per saperne di più su come funziona e su cosa può causare la variazione dei numeri:

Saldo ferie

Straordinari

Nota: gli straordinari hanno un aspetto diverso per i dipendenti a seconda che abbiano un modello di retribuzione assegnato o utilizzino lo straordinario semplifice. Se volete saperne di più sulla gestione degli straordinari in TimeMoto, date un'occhiata al seguente articolo:

Gestione degli straordinari in TimeMoto Cloud

Se un dipendente non ha un modello di retribuzione assegnato, la sezione degli straordinari si svolge come segue:

1. Tempo precedente: Il saldo degli straordinari prima dell'inizio del periodo di riferimento corrente.
2. Accumulato: Il saldo degli straordinari accumulato durante il periodo di riferimento corrente.
3. Totale: Il saldo finale degli straordinari dopo aver considerato il saldo precedente e quello attualmente accumulato (comprese eventuali modifiche manuali!).

Se un dipendente ha un modello di retribuzione assegnato (che attiverà la gestione avanzata degli straordinari tramite il rapporto di retribuzione), la sezione degli straordinari mostra le stesse voci spiegate sopra. In più, viene visualizzata un'altra voce in alto:

• Accumulato: Mostra gli straordinari accumulati che sono stati elaborati dal manager.

Assenze

Questa sezione documenta tutte le assenze effettuate nel periodo di riferimento. È suddivisa tra i 3 tipi di assenze pianificate per questo periodo. La visualizzazione di questi numeri come giorni o ore dipende dalle impostazioni di Gestione assenze:

1. Retribuita: Include tutti i tipi di "Assenza retirbuita".
2. Non retribuita: Include tutti i tipi di "Assenza non retribuita".
3. Vacanze: Include tutti i tipi di assenza "Detratte dal saldo ferie".

Suggerimento: Per saperne di più sui tipi di assenza, su come impostarli e su come utilizzare il tipo assenze corretto, consultare il seguente articolo:

Pause e assenze

Timbrature

Infine, ogni PDF della scheda presenze è contrassegnata da un timbro che documenta la data e l'ora in cui il report è stato generato. Questo timbro serve a spiegare le differenze tra più esportazioni generate in momenti diversi, soprattutto se un manager modifica i dati tra un'esportazione e l'altra.

Perché alcuni numeri nel mio PDF non corrispondono alle mie impostazioni?

La prima cosa che si può sempre controllare è se il report PDF esportato (o stampato) è recente. Se il report è più vecchio, è possibile che alcuni dati siano stati modificati dopo l'esportazione, il che significa che il report potrebbe differire da quello visualizzato nell'interfaccia web.

Esempi specifici

Ci sono numeri specifici che non corrispondono alle impostazioni. Questo potrebbe anche dipendere da qualcosa che è stato impostato in precedenza. Ecco qualcosa che potrebbe già fornire una spiegazione logica:

Ore lavorate: Se le ore lavorate non corrispondono, forse questo ha a che fare con le ore lavorate e/o le ore di assenza. Tenete presente che solo le assenze retribuite contano per le ore raggiunte! Per maggiori dettagli, consultate questi articoli:

• Le mie ore lavorate non corrispondono a quelle registrate. Perché?
• Le mie ore di assenza non corrispondono. Perché?

Saldo e Straordinari: Ci sono valori nel saldo o negli straordinari che non hanno senso? Le ragioni possono essere molteplici. Per maggiori dettagli, consultate questo articolo:

• La mia scheda presenze e il saldo degli starordinari non corrispondono. Perché?
  

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