¿Cómo funciona el PDF del Informe por período?

Nota: ¿No puede encontrar esta característica en su cuenta Cloud? Este artículo trata de funciones disponibles en el Plan Essential (o Plus) de TimeMoto Cloud. Si desea sacar el máximo provecho de su cuenta TimeMoto, asegúrese de actualizar su plan a sus necesidades.

Si está suscrito al plan Essential (o Plus) de TimeMoto Cloud 2, puede exportar (descargar) sus informes por período en formato PDF. El  formato es fijo y permite una lectura comprensible tanto para quién administre el sistema como para el resto de empleados.

Este artículo le ayudará a interpretar sus informes en PDF y entender las diferencias entre cómo se organizan los datos en la interfaz web y el formato del informe en PDF.

¿Busca información específica? Aquí están las diferentes secciones tratadas en este artículo (haga clic en los enlaces para saltar a la sección individual):

• Encabezado del informe por período
• Datos del informe por período – PDF
• Pie del informe por período
  • Vacaciones
  • Horas extraordinarias
  • Ausencias
• Fecha y hora del informe
• ¿Por qué algunos valores de mi informe en PDF no coinciden con mi configuración?

Encabezado del informe por período

En primer lugar, echemos un vistazo a la cabecera del informe en PDF. En la esquina superior izquierda, puede ver el nombre de la cuenta de su empresa. La esquina superior derecha muestra el período del informe exportado. Debajo encontrará información específica de cada empleado:

1. Nombre: El nombre completo del empleado, compuesto por su nombre y apellidos.
2. Departamento: El departamento del empleado si lo tuviera asignado en su perfil de empleado.
3. Horario: Si está asignado en el perfil del empleado, este campo mostrará el nombre del horario.
4. Nº Empleado / Segundo Nº de Empleado: Si el empleado tiene un Nº de Empleado y/o un Segundo Nº de Empleado introducidos en el perfil del empleado, se mostrarán aquí.

Nota: Tenga en cuenta que esta información es según la configuración del empleado en el momento de la exportación. Si desea saber más sobre el perfil del empleado y cómo configurarlp, le recomendamos leer el siguiente artículo:

Perfil de empleado

Datos del informe por período – PDF

El informe por período consiste en una selección fija de datos. A diferencia de la interfaz web, que permite mostrar o ocultar los datos disponibles (columnas), los datos mosrados serán siempre los mismos en el informe en PDF:

1. Fecha y día: Cada línea se muestra con la fecha y el día de la semana sobre la que informa.
2. Estado de fichaje (Entrada/Salida): En la siguiente sección, todas las acciones de fichaje se clasifican por el estado del fichaje. Todas las acciones de [Entrada] y [Volver] se consideran acciones de tipo [Entrada] y se muestran a la izquierda. Todas las acciones de [Salida] y [Pausa] se consideran acciones de tipo [Salida] y se muestran a la derecha. Si se planifica una ausencia, esta línea mostrará en su lugar el número de horas de ausencia (tanto pagadas como no pagadas).
3. Planificadas: Esta columna muestra las horas planificadas para cada día. Este valor suele estar definido por el(los) horario(s) asignado(s) en el perfil del empleado o guardado(s) en el Calendario de Planificación, u otros elementos guardados en el Calendario. Corresponde a la columna [Horario planificado] en la interfaz web.
4. Trabajadas: Esta columna muestra las horas que cuentan como tiempo trabajado por el empleado o como ausencia pagada. Corresponde a la columna [Horas Trabajadas] y la duración de ausencias en la columna [Ausencia] de la interfaz web, siempre y cuando se consideren ausencias pagadas.
5. Balance: Esta columna muestra la diferencia entre las horas Trabajadas y Planificadas del empleado. Corresponde a la columna con el mismo nombre en la interfaz web.
6. Comentarios/Código: Esta sección contiene cualquier comentario añadido y los códigos de Ausencia o Actividad (Proyecto). Estos son añadidos manualmente por el administrador o automáticamente cuando hay ausencias o actividades (proyectos) planificadas o actividades (proyectos) fichadas.

Además, cada semana se muestra por separado y comienza con una línea que muestra el número de semana y el año. La última línea muestra el total semanal de las columnas Planificadas, Trabajadas y Balance.

La última línea suma el total de horas Planificadas, Trabajadas y Balance de todos los días del período seleccionado.

Pie de página del informe por período

El pie de página del informe por período muestra datos estadísticos de diferentes elementos relacionados con los empleados: Vacaciones, Horas extraordinarias y Ausencias.

Vacaciones

sta sección documenta las horas de ausencia  "deducidas del balance de vacaciones" (tipo de ausencia que se configura en Descansos y Ausencias ). Tenga en cuenta que se muestran en días u horas, dependiendo de la configuración en Pausas y Ausencias > Gestión de ausencias:

1. Total: La cantidad total de vacaciones a las que tiene derecho el empleado durante el año.
2. Disfrutadas: La cantidad de vacaciones tomadas antes de la fecha de inicio del período del informe exportado. 
3. Este período: La cantidad de vacaciones tomadas durante el período del informe exportado.
4. Balance: Corresponde al balance de vacaciones que aparece en el perfil del empleado en el momento de exportar el informe (NO es el balance de vacaciones al final del periodo seleccionado). El cálculo también tiene en cuenta las vacaciones guardadas en Planificación > Calendario para fecha posteriores!

¿Tiene dudas sobre el Balance de vacaciones? Lea este artículo para entender mejor cómo funciona y qué puede causar que los valores cambien:

Balance de vacaciones

Horas extraordinarias

Nota: Las horas extraordinarias se ven diferentes para los empleados dependiendo de si tienen una plantilla de pago asignada o los administradores usan las opciones del Balance de tiempo compensatorio para agregar o deducir horas. Si desea saber más sobre la Gestión de horas extras en TimeMoto Cloud, lea el siguiente artículo:

Gestión de horas extras en TimeMoto Cloud

Si un empleado no tiene una plantilla de pago asignada (y por lo tanto gestiona las horas extras de forma simplificada, usando las opciones del Balance de tiempo compensatorio), la sección de Horas extraordinarias se ve de la siguiente manera:

1. Tiempo compensatorio anterior: El balance acumulado antes a la fecha de inicio del período del informe. 
2. Tiempo compensatorio actual: El balance acumulado durante el período del informe.
3. Tiempo compensatorio total = (Tiempo compensatorio anterior) + (Tiempo compensatorio actual) + (ajustes manuales de horas extras realizados en período, si los hubiera)

Si un empleado tiene una plantilla de pago asignada, activará la gestión de horas extras a través del Informe de pago, la sección de Horas extraordinarias muestra los mismos elementos explicados anteriormente. Además, también mostrará otro elemento en la parte superior:

• Acumuladas: Muestra las horas extras acumuladas que fueron procesadas por el administrador.

Ausencias

Esta sección documenta todas las ausencias tomadas durante el periodo del informe. Se divide entre las 3 posibles liquidaciones según el tipo de ausencias planificadas en el período del informe. Si estos valores se muestran como días u horas depende de su configuración en el Pausas y Ausencias > Gestión de ausencias:

1. Pagada: Incluye todos los tipos de ausencia con la liquidación "Ausencia pagada".
2. No pagada: Incluye todos los tipos de ausencia  con la liquidación "Ausencia no pagada."
3. Vacaciones: Incluye todos los tipos de ausencia con la liquidación "Deducir de vacaciones".

Nota: Si desea obtener más información sobre los tipos de ausencia, cómo configurarlos y elegir la liquidación del tipo de ausencia correcto, consulte el siguiente artículo:

Pausas y Ausencias

Fecha y hora del informe

Por último, cada informe en PDF incluye la fecha y hora en el que se generó. Esto ayudará a explicar las diferencias entre informes exportados en momentos distintos, especialmente si un administrador cambia los datos del informe entre una exportación y otra.

¿Por qué algunos valores de mi informe en PDF no coinciden con mi configuración?

Lo primero que debe comprobar siempre es si el informe PDF exportado (o impreso) es reciente. Si el informe es más antiguo, es posible que se hayan modificado algunos datos desde la exportación, lo que significa que el informe puede diferir de lo que se ve en la interfaz web.

Ejemplos específicos

¿Hay valores específicos que no coinciden con su configuración? Esto también podría tener que ver con algo que se configuró en el pasado. A continuación le facilitamos material adicional para que pueda encontrar una explicación lógica:

Horas trabajadas: Si el objetivo de horas no coinciden con las horas planificadas o no reflejan su previsión, tal vez esto tenga que ver con sus horas trabajadas y/o horas de ausencia. Tenga en cuenta que sólo las ausencias pagadas cuentan como horas trabajadas. Eche un vistazo a este artículo para más información al respecto:

• Mis horas trabajadas no coinciden con los fichajes realizados. ¿Por qué?
• Mis horas de ausencia no coinciden. ¿Por qué?

Balance y horas extraordinarias: ¿Hay valores en su balance o en las horas extraordinarias (balance de tiempo compensatorio) que no tienen sentido? Puede haber varias razones. Consulte el siguiente artículo para más información:

• Mi informe por período y el balance de tiempo compensatorio (horas extras) no coinciden. ¿Por qué?
  

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