Klokverzoeken

Overzicht

Met de functie Klokverzoeken kunnen werknemers wijzigingen aan hun klokgegevens aanvragen rechtstreeks vanuit het urenrapport.
Dit helpt om correcte urenregistraties te behouden wanneer een werknemer vergeet te klokken, verkeerd klokt of extra informatie, zoals een project, moet toevoegen.

In plaats van dat managers zonder context handmatig correcties uitvoeren, kunnen werknemers een verzoek indienen dat door managers of supervisors kan worden beoordeeld en goedgekeurd.

Beschikbaarheid
Klokverzoeken zijn alleen beschikbaar met TimeMoto Plus.

Klokverzoeken inschakelen

Voordat werknemers klokverzoeken kunnen indienen, moet de functie worden ingeschakeld in de accountinstellingen.

1. Ga naar Instellingen in TimeMoto Cloud.

2. Open het tabblad Algemene instellingen.

3. Schakel in de sectie Klokacties de optie Klokverzoeken toestaan in.

4. Sla de wijzigingen op.

Na het inschakelen is de functie beschikbaar in het urenrapport.

Wat is een klokverzoek?

Met een klokverzoek kan een werknemer:

• ontbrekende klokgegevens toevoegen;

• bestaande klokgegevens wijzigen;

• onjuiste klokgegevens verwijderen.

Klokverzoeken worden meestal gebruikt wanneer:

• een werknemer is vergeten in of uit te klokken;

• een werknemer heeft ingeklokt in plaats van uitgeklokt (of andersom);

• een project niet is toegevoegd aan de klokregistratie.

Wie kan een klokverzoek indienen?

Werknemers kunnen klokverzoeken indienen als zij:

• beschikken over persoonlijke toegang tot het bedrijfsaccount;

• TimeMoto Plus gebruiken;

• TimeMoto Cloud (web) gebruiken.

Klokverzoeken worden rechtstreeks aangemaakt vanuit het urenrapport.

De TimeMoto mobiele app ondersteunt het indienen van klokverzoeken nog niet.

Een klokverzoek indienen

1. Open het urenrapport in TimeMoto Cloud.

2. Selecteer de dag waarvoor u een klokregistratie wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen.

3. Open de detailweergave van die dag.

4. Pas de klokgegevens aan.

5. Selecteer één of meerdere goedkeurders (manager of supervisor).

6. Klik op Klokverzoek indienen.

Na het indienen:

• verschijnt het verzoek in het urenrapport met een specifiek pictogram ;

• ontvangen de geselecteerde goedkeurders een melding.

Wie kan klokverzoeken verwerken?

Klokverzoeken kunnen worden verwerkt door:

• Managers;

• Supervisors (indien geselecteerd).

Managers alleen-lezen kunnen klokverzoeken niet goedkeuren of weigeren.

Een klokverzoek goedkeuren of weigeren

Managers en supervisors kunnen klokverzoeken op twee manieren verwerken:

• via de melding, of

• via het urenrapport.

Zo keurt u een verzoek goed of weigert u het

1. Open het klokverzoek:

   • via de actieknop in de melding, of

   • in het urenrapport door het verzoek te herkennen aan het specifieke pictogram .

2. Klik op de klokregistratie om de details te openen.

3. Kies Goedkeuren of Weigeren.

Na goedkeuring

• De werknemer ontvangt een melding.

• De gevraagde wijziging wordt toegepast in het urenrapport.

• De wijziging wordt vastgelegd in het wijzigingslogboek als een handmatige wijziging door een manager.

Na weigering

• De werknemer ontvangt een melding.

• De aangevraagde klokregistratie wordt uit het urenrapport verwijderd.

Zichtbaarheid en controleerbaarheid

• Openstaande klokverzoeken zijn duidelijk gemarkeerd met een specifiek pictogram in het urenrapport.

• Alle goedgekeurde wijzigingen worden vastgelegd in het wijzigingslogboek, zodat volledige controle mogelijk is.

Belangrijke aandachtspunten

• Klokverzoeken zijn alleen beschikbaar met TimeMoto Plus.

• Werknemers moeten beschikken over persoonlijke toegang om klokverzoeken te kunnen indienen.

• De functie moet zijn ingeschakeld via Instellingen → Algemene instellingen → Klokacties.

• Klokverzoeken zijn alleen beschikbaar in TimeMoto Cloud (web).

• De mobiele app ondersteunt deze functie nog niet.

• Werknemers kunnen hun eigen verzoeken niet goedkeuren.

• Managers alleen-lezen kunnen geen klokverzoeken verwerken.

• Alle goedgekeurde wijzigingen zijn volledig traceerbaar.

FAQ

V: Ik zie geen optie om een klokverzoek in te dienen. Waarom niet?
A: Controleer of:

• u TimeMoto Plus gebruikt;

• u beschikt over persoonlijke toegang tot het bedrijfsaccount;

• Klokverzoeken toestaan is ingeschakeld via
  Instellingen → Algemene instellingen → Klokacties;

• u TimeMoto Cloud (web) gebruikt.

V: Kan een werknemer zijn urenrapport direct aanpassen?
A: Nee. Werknemers moeten voor elke toevoeging, wijziging of verwijdering een klokverzoek indienen.

V: Wat gebeurt er met geweigerde verzoeken?
A: De werknemer ontvangt een melding en de aangevraagde klokregistratie wordt uit het urenrapport verwijderd.