Stempelanfragen

Übersicht

Mit der Funktion Stempelanfragen können Mitarbeiter Änderungen an ihren Stempeldaten direkt aus dem Zeiterfassungsbericht beantragen.
So bleiben Arbeitszeiten korrekt, wenn ein Mitarbeiter das Ein- oder Ausstempeln vergessen hat, falsch gestempelt hat oder zusätzliche Informationen wie ein Projekt hinzufügen muss.

Anstatt dass Manager Zeiten manuell ohne Kontext korrigieren, können Mitarbeiter eine Anfrage senden, die von Managern oder Bereichsleitern geprüft und genehmigt werden kann.

Verfügbarkeit
Stempelanfragen sind nur mit TimeMoto Plus verfügbar.

Stempelanfragen aktivieren

Bevor Mitarbeiter Stempelanfragen erstellen können, muss die Funktion in den Kontoeinstellungen aktiviert werden.

1. Öffnen Sie Einstellungen in TimeMoto Cloud.

2. Wechseln Sie zum Tab Allgemeine Einstellungen.

3. Aktivieren Sie im Bereich Stempelaktionen die Option Stempelanfragen zulassen.

4. Speichern Sie die Änderungen.

Nach der Aktivierung ist die Funktion im Zeiterfassungsbericht verfügbar.

Was ist eine Stempelanfrage?

Eine Stempelanfrage ermöglicht es einem Mitarbeiter:

• fehlende Stempeldaten hinzuzufügen,

• vorhandene Stempeldaten zu ändern,

• falsche Stempeldaten zu löschen.

Stempelanfragen werden typischerweise verwendet, wenn:

• das Ein- oder Ausstempeln vergessen wurde;

• Ein- statt Ausstempeln (oder umgekehrt) erfolgt ist;

• ein Projekt bei der Stempelung vergessen wurde.

Wer kann eine Stempelanfrage erstellen?

Mitarbeiter können Stempelanfragen erstellen, wenn sie:

• über einen persönlichen Zugang zum Firmenkonto verfügen;

• TimeMoto Plus verwenden;

• TimeMoto Cloud (Web) nutzen.

Stempelanfragen werden direkt im Zeiterfassungsbericht erstellt.

Die mobile TimeMoto App unterstützt das Erstellen von Stempelanfragen derzeit noch nicht.

Stempelanfrage erstellen

1. Öffnen Sie den Zeiterfassungsbericht in TimeMoto Cloud.

2. Wählen Sie den Tag, für den Sie eine Stempelung hinzufügen, ändern oder löschen möchten.

3. Öffnen Sie die Detailansicht dieses Tages.

4. Passen Sie die Stempeldaten entsprechend an.

5. Wählen Sie einen oder mehrere Genehmiger (Manager oder Bereichsleiter) aus.

6. Klicken Sie auf Stempelanfrage senden.

Nach dem Absenden:

• wird die Anfrage im Zeiterfassungsbericht mit einem speziellen Symbol  angezeigt;

• die ausgewählten Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung.

Wer kann Stempelanfragen bearbeiten?

Stempelanfragen können bearbeitet werden von:

• Managern;

• Bereichsleitern (sofern sie ausgewählt wurden).

Manager mit Leserechten können Stempelanfragen weder genehmigen noch ablehnen.

Stempelanfrage genehmigen oder ablehnen

Manager und Bereichsleiter können Stempelanfragen auf zwei Wegen bearbeiten:

• über die Benachrichtigung, oder

• über den Zeiterfassungsbericht.

So genehmigen oder lehnen Sie eine Anfrage ab

1. Öffnen Sie die Anfrage:

   • über die Aktionsschaltfläche in der Benachrichtigung, oder

   • im Zeiterfassungsbericht über das entsprechende Symbol.

2. Klicken Sie auf das Stempelereignis, um die Details zu öffnen.

3. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.

Nach der Genehmigung

• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.

• Die beantragte Änderung wird im Zeiterfassungsbericht übernommen.

• Die Änderung wird im Änderungsprotokoll als manuelle Änderung durch einen Manager gespeichert.

Nach der Ablehnung

• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.

• Der beantragte Stempleintrag wird aus dem Zeiterfassungsbericht entfernt.

Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit

• Offene Stempelanfragen sind im Zeiterfassungsbericht durch ein spezielles Symbol gekennzeichnet.

• Alle genehmigten Änderungen werden im Änderungsprotokoll dokumentiert und sind vollständig nachvollziehbar.

Wichtige Hinweise

• Stempelanfragen sind nur mit TimeMoto Plus verfügbar.

• Mitarbeiter benötigen einen persönlichen Zugang, um Anfragen zu erstellen.

• Die Funktion muss unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Stempelaktionen aktiviert sein.

• Stempelanfragen sind nur in TimeMoto Cloud (Web) verfügbar.

• Die mobile App unterstützt diese Funktion noch nicht.

• Mitarbeiter können ihre eigenen Anfragen nicht genehmigen.

• Manager mit Leserechten können keine Stempelanfragen bearbeiten.

• Alle genehmigten Änderungen sind vollständig protokolliert.

FAQ

F: Ich sehe keine Option, eine Stempelanfrage zu erstellen. Warum?
A: Stellen Sie sicher, dass:

• Sie TimeMoto Plus verwenden;

• Sie über einen persönlichen Zugang zum Firmenkonto verfügen;

• Stempelanfragen zulassen unter
  Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Stempelaktionen aktiviert ist;

• Sie TimeMoto Cloud (Web) verwenden.

F: Kann ein Mitarbeiter seinen Zeiterfassungsbericht direkt bearbeiten?
A: Nein. Mitarbeiter müssen für jede Ergänzung, Änderung oder Löschung eine Stempelanfrage einreichen.

F: Was passiert mit abgelehnten Anfragen?
A: Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung und der beantragte Eintrag wird aus dem Zeiterfassungsbericht entfernt.