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Wie funktioniert die PDF-Datei des Zeitberichts?

Aktualisiert
Anmerkung: Sie können dies in Ihrer Cloud nicht finden? Dieser Artikel enthält Funktionen, die verfügbar sind mit dem Essential (oder Plus) Plan von TimeMoto Cloud. Falls Sie das beste aus Ihrem Cloud-Konto herausholen möchten, aktualisieren Sie Ihren Plan Ihren Bedürfnissen entsprechend!

Sofern Sie TimeMoto mit dem Essential-Plan (oder höher) verwenden, können Sie Ihre Zeitberichtexporte als PDF herunterladen. Dieses Format macht es einfacher, leserfreundliche Berichte zu erstellen und sie per E-Mail an Ihre Mitarbeiter zu senden.

Dieser Artikel hilft Ihnen, Ihre PDF-Berichte leichter zu verstehen, und erklärt, wie Sie die Werte zwischen Ihrer Webversion und der Berichtsdatei überprüfen können.

Suchen Sie nach bestimmten Informationen? Hier sind die verschiedenen Abschnitte, die in diesem Artikel behandelt werden (klicken Sie auf die Links, um zu den einzelnen Abschnitten zu springen):

Kopfzeile des Zeitberichts

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Kopfzeile des PDF-Exports. In der oberen linken Ecke sehen Sie den Namen Ihres Firmenkontos. In der rechten oberen Ecke sehen Sie den aktuellen Berichtszeitraum. Darunter finden Sie einige mitarbeiterspezifische Informationen:

  1. Name: Der vollständige Name des Mitarbeiters, bestehend aus Vor- und Nachnamen.
  2. Abteilung: Die Abteilung des Mitarbeiters, entsprechend der in der Mitarbeiterkarte zugewiesenen Abteilung (falls vorhanden).
  3. Dienstplan: Falls vorhanden, wird hier der Name des in der Mitarbeiterkarte zugewiesenen Dienstplans angezeigt.
  4. Mitarbeiter-Nr. / Zweite Mitarbeiter-Nr.: Die (zweite) Mitarbeiternummer des Mitarbeiters, wie sie in der Mitarbeiterkarte eingetragen ist (falls vorhanden).

Hinweis: Beachten Sie, dass diese Informationen den Einstellungen des Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Exports entsprechen. Wenn Sie mehr über die Mitarbeiterkarte und deren Einrichtung wissen möchten, empfehlen wir Ihnen den folgenden Artikel:

Die Mitarbeiterkarte

Zeitberichtsdaten (PDF)

Der Zeitbericht besteht aus einer festen Auswahl von Daten. Im Gegensatz zur flexiblen Webversion ist die Auswahl immer dieselbe:

  1. Datum und Tag: Jede Zeile wird mit dem Datum und dem Tag der Woche angezeigt, über die sie berichtet.
  2. Buchungsstatus (HINEIN/HINAUS): Im nächsten Abschnitt werden alle Buchungsaktionen nach Status sortiert. Alle [Hinein]- und [Zurück]-Aktionen gelten als [HINEIN]-Aktionen und werden auf der linken Seite angezeigt. Alle [Hinaus]- und [Pause]-Aktionen gelten als [HINAUS]-Aktionen und werden auf der rechten Seite angezeigt. Wenn eine Abwesenheit geplant ist, wird in dieser Zeile stattdessen die Anzahl der Abwesenheitsstunden (sowohl bezahlte als auch unbezahlte) angezeigt.
  3. Geplant: In dieser Spalte werden die für diesen Tag geplanten Stunden angezeigt. Diese Zahl wird in der Regel durch Dienstplan- oder andere Planungselemente definiert, die dem Mitarbeiter über die Mitarbeiterkarte oder den Kalender zugeordnet sind. Sie entspricht der Spalte [Geplant] in der Webversion.
  4. Erfüllt: Diese Spalte zeigt die Stunden an, die als Arbeits- oder bezahlte Abwesenheitszeit des Mitarbeiters zählen. Sie entspricht der Summe aus der Spalte [Gearbeitete Stunden] und allen Abwesenheitsstunden in der Spalte [Abwesenheit] in der Webversion, sofern es sich um bezahlte Abwesenheiten handelt.
  5. Saldo: In dieser Spalte wird die Differenz zwischen den erreichten und den geplanten Stunden des Mitarbeiters angezeigt. Sie entspricht der gleichnamigen Spalte in der Weboberfläche.
  6. Kommentar/Code: Dieser Abschnitt enthält alle hinzugefügten Kommentare und Abwesenheits- oder Projektcodes. Diese werden entweder manuell durch den Manager oder automatisch durch gebuchte oder geplante Projekte und Abwesenheiten hinzugefügt.

Außerdem wird jede Woche separat angezeigt und beginnt mit einer Zeile, in der die Wochennummer und das Jahr angegeben sind. In der letzten Zeile wird die wöchentliche Gesamtsumme der Spalten Geplant, Erreicht und Saldo angezeigt.

In der allerletzten Zeile werden die gesamten Stunden der Spalten Geplant, Erreicht und Saldo aller Tage des aktuellen Zeitraums zusammengefasst.

Anhang des Zeitberichts

Im Anhang des Zeitberichts werden statistische Daten zu verschiedenen Punkten in Bezug auf Urlaub, Überstunden und Abwesenheiten des Mitarbeiters angezeigt.

Urlaub

In diesem Abschnitt werden die Abwesenheitsstunden im Zusammenhang mit der Abwesenheitsabrechnung "abgezogen vom Urlaubssaldo" (eingerichtet in Pausen und Abwesenheiten) dokumentiert. Beachten Sie, dass diese in Tagen oder Stunden angezeigt werden können, je nach den Einstellungen im Abwesenheitsmanager:

  1. Gesamt: Der Gesamturlaub, auf die der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres Anspruch hat.
  2. Bezogen: Die Anzahl der Urlaubstage, die bis zum Beginn des aktuellen Berichtszeitraums genommen wurden.
  3. Dieser Zeitraum: Die Anzahl der im aktuellen Berichtszeitraum genommenen Urlaubstage.
  4. Saldo: Der aktuelle Urlaubssaldo, wie er zum Zeitpunkt des Exports des Berichts in der Mitarbeiterkarte zu sehen ist. Dies schließt auch Urlaubstage ein, die bereits für ein späteres Datum geplant waren!

Haben Sie Fragen zu Ihrem Urlaubssaldo? In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Funktionsweise und die möglichen Ursachen für Differenzen:

Urlaubssaldo

Überstunden

Hinweis: Die Überstunden sehen für die Mitarbeiter unterschiedlich aus, je nachdem, ob sie eine zugewiesene Gehaltsvorlage haben oder die vereinfachten Überstunden verwenden. Mehr zur Überstundenverwaltung in TimeMoto finden Sie im folgenden Artikel:

Überstundenverwaltung in TimeMoto Cloud

Wenn ein Mitarbeiter keine zugewiesene Gehaltsvorlage hat (und daher die vereinfachten Überstundeneinstellungen verwendet), sieht der Abschnitt Überstunden wie folgt aus:

  1. Freizeitausgleich vor: Der Saldo des Freizeitausgleichs vor dem Beginn des aktuellen Berichtszeitraums.
  2. Angesammelt: Der Freizeitausgleich, die der Mitarbeiter während des aktuellen Berichtszeitraums angesammelt hat.
  3. Gesamtsaldo: Der endgültige Saldo des Freizeitausgleichs unter Berücksichtigung der vorherigen und der aktuell angesammelten Stunden (einschließlich aller manuellen Änderungen!).

Wenn einem Mitarbeiter doch eine Gehaltsvorlage zugewiesen ist (wodurch die erweiterte Überstundenverwaltung über den Gehaltsbericht aktiviert wird), zeigt der Überstundenbereich dieselben Elemente wie oben erläutert. Zusätzlich wird ein weiteres Element darüber angezeigt:

  • Aufgebaut: Hier werden die aufgebauten Überstunden angezeigt, die von einem Manager bearbeitet wurden.

Abwesenheiten

Dieser Abschnitt dokumentiert alle Abwesenheiten, die während des Berichtszeitraums genommen wurden. Er ist aufgeteilt auf die 3 Abwesenheitsvergütungen, die den aktuell geplanten Abwesenheiten zugeordnet sind. Ob diese Zahlen als Tage oder Stunden angezeigt werden, hängt von Ihren Einstellungen im Abwesenheitsmanager ab:

  1. Bezahlt: Beinhaltet alle Abwesenheitsarten, die mit der Vergütung "Bezahlte Abwesenheit" gekennzeichnet sind.
  2. Unbezahlt: Umfasst alle Abwesenheitsarten, die mit der Vergütung "Unbezahlte Abwesenheit" gekennzeichnet sind.
  3. Urlaub: Beinhaltet alle Abwesenheitsarten, die mit der Vergütung "Vom Urlaubssaldo abgezogen" gekennzeichnet sind.

Tipp: Wenn Sie mehr über Abwesenheitsarten erfahren möchten, wie Sie sie einrichten und die richtige Abwesenheitsabrechnung verwenden, lesen Sie bitte den folgenden Artikel:

Pausen und Abwesenheiten

Zeitstempel

Zu guter Letzt wird jeder PDF-Zeitbericht mit einem Zeitstempel versehen, um das Datum und die Uhrzeit zu dokumentieren, zu der dieser Bericht erstellt wurde. Dieser Zeitstempel hilft bei der Erklärung von Differenzen zwischen mehreren zu unterschiedlichen Zeiten erstellten Exporten, insbesondere wenn ein Manager die Daten des Zeitberichts zwischen den Exporten ändert.

Warum stimmen einige Zahlen in meinem PDF-Bericht nicht mit meinen Einstellungen überein?

Als Erstes können Sie immer prüfen, ob der exportierte (oder gedruckte) PDF-Bericht aktuell ist. Wenn der Bericht älter ist, kann es sein, dass einige Daten seit dem Export geändert wurden, was bedeutet, dass der Bericht von dem abweicht, was Sie in der Weboberfläche sehen.

Spezifische Beispiele

Gibt es bestimmte Zahlen, die nicht mit Ihren Einstellungen übereinstimmen? Dies könnte auch mit etwas zu tun haben, das zuvor eingerichtet wurde. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen vielleicht schon eine logische Erklärung liefern:

Erfüllt: Wenn Ihre erreichten Stunden nicht übereinstimmen, hat dies vielleicht etwas mit Ihren Arbeitsstunden und/oder Abwesenheitsstunden zu tun. Denken Sie daran, dass nur bezahlte Abwesenheiten für die erreichten Stunden zählen! Weitere Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel:

  • Meine gearbeiteten Stunden stimmen nicht mit meinen Buchungszeiten überein. Warum?
  • Meine Abwesenheitszeiten stimmen nicht. Warum?

Saldo und Überstunden: Gibt es Werte in Ihrem Saldo oder Ihren Überstunden/Flexibank, die keinen Sinn ergeben? Dafür kann es eine Vielzahl von Gründen geben. In diesem Artikel finden Sie weitere Einzelheiten:

  • Mein Zeitbericht und der Freizeitausgleich haben verschiedene Salden. Warum?

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Sie suchen nach Antworten, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Werfen Sie einen Blick in unser Glossar! Dort finden Sie bereits viele Informationen zu TimeMoto. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.

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