Planning van Afwezigheden

  • Laatst geupdate op 17 mei 2024 om 12:47

Let op: Kunt u dit niet vinden in uw Cloud? Dit artikel bevat functies die beschikbaar zijn met het Essential (of Plus) Plan van TimeMoto Cloud. Als u het meeste uit uw TimeMoto-account wilt halen, zorg er dan voor dat u uw plan upgradet naar uw behoeften!

Heeft u al een kijkje genomen in het Planning Overzicht? Bent u klaar met het plannen van uw eerste Activiteiten? Misschien wilt u nu wat afwezigheden beheren. Als dat het geval is, bent u hier aan het juiste adres! In dit artikel zullen we praten over het plannen van afwezigheden en waar u rekening mee moet houden bij het beheren van verschillende soorten afwezigheden.

Voordat u begint met plannen...

Om uw afwezigheidsbeheer te laten slagen, is het het beste om enkele instellingen van tevoren voor te bereiden. Het is heel eenvoudig, en u hoeft deze setup maar één keer te volgen (in de meeste gevallen). Dan bent u klaar om te gaan.

Stap 1: Bereid Uw Afwezigheidsinstellingen voor

Voordat u uw afwezigheden correct kunt plannen, moet u uw Afwezigheidsbeheer instellen om aan uw eisen te voldoen. Ga naar de [Pauzes en Afwezigheden] instellingen om de volgende functies aan te passen:

  • Feestdagen: Dit stelt automatisch de feestdagen in voor het hele bedrijf. Als uw feestdagen variëren afhankelijk van uw locatie, raden we aan de [Locaties] instellingen te gebruiken om uw verschillende feestdagen in te stellen. Voor meer informatie kunt u het specifieke artikel bekijken over hoe u een feestdag kunt wijzigen.
  • Afwezigheids Management: Vul de Afwezigheids Management in om uw afwezigheden correct te documenteren in de Werknemerskaart en het tijdrapport.
  • Soorten afwezigheid: Om TimeMoto te helpen begrijpen hoe verschillende afwezigheden worden behandeld in uw bedrijf, kunt u Afwezigheidstypes gebruiken. U kunt zoveel afwezigheidstypes instellen als u nodig heeft en ze combineren met een van de drie verschillende manieren om het verlof af te handelen.

Goed om te weten: Voor gedetailleerde informatie zie het [Pauzes en Afwezigheden] artikel.

Stap 2: Bereid uw diensten voor

Als een werknemer afwezig is van werk, is er meestal een geplande dienst waarvan hij afwezig is. TimeMoto werkt volgens hetzelfde principe: u kunt een afwezigheid het beste verwerken in combinatie met een dienst.

Daarom raden we aan ervoor te zorgen dat er een dienst is gepland. Dit gebeurt meestal met een Rooster.

Tip: Als u niet zeker weet of een werknemer al een geplande dienst heeft voor een bepaalde dag, kijk dan in de klander of er wat staat ingepland bij de werknemer. Als u een vermelding voor de betreffende werknemer vindt, kunt u doorgaan met het plannen van uw afwezigheid(en).

Plan een afwezigheid

Nu u alles heeft voorbereid. Het is tijd om de afwezigheid zelf te plannen. Laten we dit stap voor stap doen:

1. Ga naar de Kalender en navigeer naar de werknemer en de datum van de afwezigheid. Als er eerder een geplande dienst was ingepland, moet u een vermelding zien met het geplande item.

2. Klik met de linkermuisknop op de vermelding en selecteer de laatste optie: [Afwezigheid toevoegen]

3. Selecteer in het volgende venster het Afwezigheidstype dat van toepassing is op de afwezigheid van de werknemer. Als u het afwezigheidstype dat u nodig heeft niet kunt vinden, dan moet deze aangemaakt worden, ga dan terug naar Stap 1.

4. Definieer nu de duur van de afwezigheid:

  • Volledige dag afwezigheid: Zorg ervoor dat het vakje vóór [Volledige dag] aangevinkt is. Vervolgens kunt u de start- en einddata van de afwezigheid kiezen.
  • Deeltijdse afwezigheid: Als de afwezigheid alleen van toepassing is op bepaalde uren, vink dan het vakje vóór [Volledige dag] uit en geef in plaats daarvan de start- en eindtijden op. De afwezigheid geldt dan alleen voor de dag die u heeft geselecteerd.

5. U kunt, optioneel, een beschrijving toevoegen aan uw planningsitem voor latere referentie. Wat u hier vermeldt, heeft geen invloed op het planningsitem zelf.

6. Bevestig tot slot uw instellingen door op [Opslaan] te klikken.

Als u alle stappen correct heeft gevolgd, toont de kalender nu een geplande afwezigheid voor de geselecteerde datum(s).

Afwezigheden aanvragen

Wist u dat uw werknemers zelf afwezigheden kunnen aanvragen met TimeMoto Cloud? Deze functie maakt het vooral gemakkelijk om een afwezigheid te plannen, aangezien de werknemer alle details al heeft ingesteld. Het enige wat u dan hoeft te doen, is het verzoek accepteren (of weigeren als u het niet wilt plannen).

Lees meer over openstaande afwezigheidsverzoeken in dit artikel:

Openstaande verzoeken


Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Was dit artikel behulpzaam?