Meine gearbeiteten Stunden stimmen nicht mit meinen Buchungszeiten überein. Warum?

  • Zuletzt aktualisiert am 12. November 2024 um 09:40

Der Zeitbericht dient in erster Linie dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren, einschließlich der Pausen und manchmal auch der Abwesenheiten. Was aber, wenn die Zahlen auf dem Stundenzettel nicht das widerspiegeln, was Sie erwartet haben?

In diesem Artikel gehen wir auf Einstellungen ein, die sich auf die Spalte Gearbeitete Stunden auswirken können, und zeigen Ihnen Beispiele, die auch auf Sie zutreffen könnten.

Hier sind die Ursachen in aller Kürze (folgen Sie dem Link für Beispiele und weitere Details):

  1. Rundung: Rundung kann gebuchte Uhrzeiten ändern und dadurch gearbeitete Arbeitsstunden auf diesen gerundeten Wert verringern oder erhöhen.
  2. Pausen: Pausen können automatisch oder mit bestimmten Bedingungen im Dienstplan eingerichtet werden und die Arbeitszeit verkürzen, ohne dass Pausen manuell gebucht werden.
  3. Genereller Abzug von Pausen: Über die Pausen-Einstellung in Pausen und Abwesenheiten (oder über bezahlte Pausen) kann festgelegt werden, ob gebuchte Pausen von den geleisteten Arbeitsstunden abgezogen werden.

1. Grund – Rundung

Rundung ist eine Funktion, die (unter bestimmten Bedingungen) die Buchungszeiten auf gerundete Werte anpasst. Dies wird in der Regel im Dienstplan des Mitarbeiters (wenn der Mitarbeiter einen zugewiesenen Dienstplan hat) oder in den Einstellungen Allgemeine Informationen (wenn kein Dienstplan zugewiesen ist) eingerichtet. Wenn Sie Fragen zur vordefinierten Rundung haben, überprüfen Sie Ihre Einstellungen oder bitten Sie einen Manager um weitere Informationen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter hat um 07:50 Uhr angefangen und um 16:05 Uhr aufgehört zu arbeiten. Es wurden keine Pausen angerechnet oder abgezogen. Bei der Überprüfung stellt der Mitarbeiter fest, dass auf seinem Zeitbericht nur 08:00 gearbeitete Stunden angegeben sind. Außerdem wurden die Buchungen für [Hinein] und [Hinaus] jeweils auf 08:00 Uhr und 16:00 Uhr geändert!

Nach Rücksprache mit seinem Manager stellt er fest, dass sein Dienstplan Rundungen zu den geplanten Anfangs- und Endzeiten vorsieht: Alle [Hinein]-Aktionen, die bis zu 15 Minuten vor der Startzeit registriert werden, und alle[Clock out]-Aktionen, die bis zu 10 Minuten nach der Endzeit registriert werden, werden auf die geplanten Start- und Endzeiten gerundet, die in diesem Fall 08:00 - 16:00 Uhr waren.

Die Arbeitszeit des Mitarbeiters beläuft sich also auf gerundete 08:00 gearbeitete Stunden.

Tipp: In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Rundungstypen, wie Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen und verschiedene Kombinationen von Dienstplan- und Rundungstypen:

Rundungstypen

2. Grund – Pausen

Pausen können in der Regel nachvollzogen werden, indem die mit den Pausen verbundenen Buchungen im Zeitbericht überprüft werden. Es gibt Fälle, in denen Pausen von den geleisteten Arbeitsstunden des Mitarbeiters abgezogen werden, ohne dass der Mitarbeiter sie manuell erfasst hat.

Automatisch abgezogene Pausen

Automatisch abgezogene Pausen sind im Voraus geplante Pausen zu festen Zeiten, die abgezogen werden, ohne dass der Mitarbeiter sie buchen muss. Diese sind immer in Ihrem (oder dem des Mitarbeiters) zugewiesenen Dienstplan vordefiniert. Wenn Sie weitere Einzelheiten zu Ihren vordefinierten Pausen erfahren möchten, überprüfen Sie Ihren Dienstplan oder bitten Sie einen Manager um weitere Informationen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter hat um 08:00 Uhr begonnen und um 17:00 Uhr aufgehört zu arbeiten. Es wurden keine Pausen an den Zeiterfassungsgeräten oder in der TimeMoto App gebucht. Nach der Überprüfung seines Zeitberichts stellt der Mitarbeiter fest, dass ihm nur 08:00 Arbeitsstunden angerechnet wurden.

Bei genauerem Hinsehen sieht der Mitarbeiter in der entsprechenden Spalte eine geplante Pause, die auch in der Spalte [Pause] abgezogen wurde.

Glücklicherweise war die Antwort schnell gefunden, nachdem der Mitarbeiter mit seiner Chefin gesprochen hatte. Diese teilte ihm mit, dass die Mittagspause zwischen 12:00 und 13:00 Uhr bereits eingeplant war und automatisch von den geleisteten Arbeitsstunden abgezogen wurde, ohne dass dies als manuelle Buchung angezeigt wurde.

Daher umfasste die gebuchte Zeit zwischen 08:00 und 17:00 Uhr 9 Stunden, aber die Pause zwischen 12:00 und 13:00 Uhr zog 1 Stunde ab, was einer Nettoarbeitszeit von 08:00 Stunden entspricht.

Tipp: In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Pausentypen und -abzüge, wie Sie die von Ihnen bevorzugten Einstellungen vornehmen und verschiedene Kombinationen von Dienstplan- und Pausentypen:

Pausentypen

Bedingt abgezogene Pausen

Bedingt abgezogene Pausen sind Pausen, die unter bestimmten Bedingungen von den Arbeitsstunden abgezogen werden. Genau wie automatisch abgezogene Pausen werden sie nicht manuell vom Mitarbeiter gebucht und sind daher auch nicht in den Buchungsaktionen selbst sichtbar. Bitte überprüfen Sie Ihren Dienstplan oder bitten Sie einen Manager, Ihnen weitere Informationen zu geben, wenn Sie die Einstellungen Ihres Dienstplans nicht kennen.

Beispiel:

Eine Mitarbeiterin hat um 09:00 Uhr eingebucht und um 16:00 Uhr ausgestempelt. Die Pausen wurden nicht über die Zeiterfassungsgeräte oder den Online-Timer gebucht. Die Mitarbeiterin war überrascht, als sie eine unerwartete Pause im Zeitbericht entdeckte, die 30 Minuten von ihrer Arbeitszeit abzog und nur noch eine Arbeitszeit von 06:30 Uhr ergab.

Nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten stellte sich heraus, dass der Dienstplan der Mitarbeiterin eine bedingt abgezogene Pause vorsieht, bei der nach mindestens 6 fortlaufenden Arbeitsstunden 30 Minuten Pausenzeit abgezogen werden.

Bei einer gebuchten Gesamtarbeitszeit von 7 Stunden hat das System die bedingte Pause abgezogen, so dass in der Spalte [Pause] 00:30 Stunden sichtbar sind und sich letztlich eine Nettoarbeitszeit von 06:30 Stunden ergibt.

Tipp: In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Pausentypen und -abzüge, wie Sie die von Ihnen bevorzugten Einstellungen vornehmen und verschiedene Kombinationen von Dienstplan- und Pausentypen:

Pausentypen

3. Grund – Genereller Abzug von Pausen

Normalerweise werden Pausen, die an den Zeiterfassungsgeräten oder direkt in Ihrem TimeMoto-Konto gebucht werden, von der Arbeitszeit abgezogen, da sie als unbezahlte Pausenzeit gelten. Diese Regelung kann jedoch in den Einstellungen für Pausen und Abwesenheiten des Firmenkontos geändert werden.

Option: nicht von der Arbeitszeit abgezogen

Pausen werden möglicherweise gar nicht von der Arbeitszeit abgezogen. In diesem Fall werden alle an den Stempeluhren oder dem Online-Timer gebuchten Pausen – auch wenn sie im Zeitbericht als solche ausgewiesen sind – weiterhin in die Arbeitszeit des Mitarbeiters eingerechnet.

Beispiel:

Eine Mitarbeiterin bucht um 08:00 Uhr ein, macht zwischen 12:00 und 12:30 Uhr eine Pause und meldet sich um 16:30 Uhr ab. Obwohl die Pause ordnungsgemäß am TimeMoto-Gerät im Foyer gebucht wurde, stellte die Mitarbeiterin später fest, dass in ihrem Zeitbericht 08:30 Stunden als Arbeitszeit aufgeführt sind.

Nachdem auch ihr direkter Vorgesetzter diesen Umstand nicht erklären konnte, wandten sie sich an ihre Managerin, die das Problem lösen konnte. In den Einstellungen [Pausen und Abwesenheiten] ihres Cloud-Kontos standen die Einstellungen für den Pausen auf: "nicht von der Arbeitszeit abgezogen."

Das bedeutet, dass ihre Pause, obwohl sie ordnungsgemäß am Gerät gebucht wurde, nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden soll, was einer Gesamtarbeitszeit von 08:30 Stunden entspricht.

Hinweis: Die Einplanung einer bezahlten Pause über den Dienstplan der Mitarbeiterin hätte denselben Effekt!

Option: Pausen werden erst nach x Minuten abgezogen

Alternativ können Sie festlegen, dass Pausen erst nach einer bestimmten Anzahl von Minuten abgezogen werden. Auf diese Weise wird jede gebuchte Pause, die kürzer als die festgelegte Dauer ist, nicht von den Arbeitsstunden des Mitarbeiters abgezogen.

Beispiel:

Ein Angestellter bucht um 08:30 Uhr ein und geht um 17:30 Uhr. Neben der einstündigen Mittagspause, die er zwischen 13:00 und 14:00 Uhr einlegte, buchte er im Laufe des Tages drei etwa 10-minütige Pausen, um in der Cafeteria einen schnellen Kaffee zu trinken. Bei der Überprüfung des Zeitberichts stellte sich heraus, dass nur die Mittagspause von der Arbeitszeit abgezogen wurde, nicht aber die drei Kaffeepausen. Das heißt, eigentlich war eine Gesamtarbeitszeit von 07:30 Uhr zu erwarten, aber in Wirklichkeit gab der Zeitbericht 08:00 Stunden an.

Es machte ihm nichts aus, aber er beschloss, mit seinem Manager darüber zu sprechen, wie es zu dieser Situation kam. Dieser teilte ihm mit, dass nur Pausen von 15 Minuten oder länger von der Arbeitszeit der Mitarbeiter abgezogen werden, so wie es in den Einstellungen für [Pausen und Abwesenheiten] festgelegt ist.

Da die drei Kaffeepausen jeweils nur etwa 10 Minuten dauerten, wurde nur die Mittagspause von der Arbeitszeit des Mitarbeiters abgezogen, so dass sich eine Nettoarbeitszeit von 08:00 Stunden ergab.

Tipp: Lesen Sie den folgenden Artikel, um mehr über den Pausenabzug zu erfahren und herauszufinden, wo Sie ihn für alle Mitarbeiter einrichten können:

Pausen und Abwesenheiten

Wenn nichts anderes funktioniert...

Wenn keine dieser Einstellungen die Zahlen auf Ihrem Zeitbericht beeinflusst hat, könnte ein anderes Problem dahinterstecken. Falls Sie weitere Hilfe benötigen, verwenden Sie bitte unser nachstehendes Kontaktformular.


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