Neue Mitarbeiter hinzufügen

  • Zuletzt aktualisiert am 9. September 2024 um 11:20

Zeiterfassung dreht sich darum, wann sich Mitarbeiter ein- oder ausgebucht haben. Aber all diese Einträge haben wenig Nutzen, wenn Sie die Person, die die Buchung vorgenommen hat, nicht identifizieren können. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie Sie:

  • Mitarbeiter zu Ihrem TimeMoto Cloud-Konto hinzufügen
  • die Informationen Ihrer Mitarbeiter entsprechend verwalten

Sie finden die Mitarbeiter-Seite, indem Sie das Dropdown-Menü oben rechts öffnen und auf [Einstellungen] klicken. Wählen Sie dann auf der linken Seite [Mitarbeiter] aus.

Übersicht

Auf der Mitarbeiter-Seite finden Sie eine Übersicht aller Mitarbeiter. Nutzen Sie die Filter oben links, um nach bestimmten Mitarbeitern zu suchen oder Mitarbeiter nach Ihren registrierten Standorten, Abteilungen oder Aktivitätsstatus zu filtern.

In der Übersicht sind Mitarbeiter mit ihrem Vor- und Nachnamen, ihrer Mitarbeiternummer, ihren Rechten und ihrem Mitarbeiterstatus aufgeführt.

Mitarbeiter hinzufügen

Klicken Sie oben rechts auf [Mitarbeiter hinzufügen], um einen Mitarbeiter hinzuzufügen. Sie werden aufgefordert, einige Informationen über den zukünftigen Mitarbeiter einzugeben.

Beachten Sie, dass es drei Pflichtfelder gibt, die beim Hinzufügen eines jeden Mitarbeiters ausgefüllt werden müssen:

  • Vorname
  • Nachname
  • Rechte

Für alle Mitarbeiter mit den Rechten Manager oder Bereichsleiter gibt es zusätzlich ein weiteres Pflichtfeld:

  • E-Mail-Adresse: Manager und Bereichsleiter benötigen eine E-Mail-Adresse, um sich in ihre Konten einzuloggen. Für reguläre Benutzer ist dies optional und nur erforderlich, wenn sie Zugang zu ihrem Online-Konto benötigen.

Persönlich

Hier finden Sie alle Informationen, die den Mitarbeiter individuell identifizieren:

  • Vorname und Nachname des Mitarbeiters: Diese Felder sind Pflichtfelder.
  • E-Mail-Adresse: (Verpflichtend für Manager und Abteilungsleiter!) Dies gibt dem Mitarbeiter Zugang zu seinem eigenen TimeMoto Cloud-Konto. Wenn Sie nicht möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter einloggen, lassen Sie dieses Feld leer.
  • Telefonnummer: Dies ist nur für Ihre internen Informationen. TimeMoto wird diese Nummer nicht verwenden.
  • ID (Gerät): Dies ist eine von TimeMoto vorgegebene feste ID, die den Mitarbeiter in den Zeiterfassunggeräten identifiziert. Es hat nichts mit internen Mitarbeiternummern zu tun und sollte in Zukunft auch nicht mehr für einen anderen Mitarbeiter verwendet werden (etwa durch Änderung des Namens eines bestehenden Profils).
  • PIN (Gerät): Mit dieser PIN können sich Ihre Mitarbeiter an den verbundenen Zeiterfassungsgeräten identifizieren. Wenn keine andere PIN zugewiesen ist, ist dies die Standard-PIN, die in den [Geräte]-Einstellungen festgelegt wurde.
  • Zeitzone: Dieses Feld bestimmt die Zeitzone des Mitarbeiters. Hinweis! Wir empfehlen, dieses Feld nur zu verwenden, wenn Sie Mitarbeiter haben, die in anderen Zeitzonen arbeiten als die primäre Adresse, die in den [Allgemeinen Informationen] angegeben ist.
  • Sprache: Dies legt die Anzeigesprache des Cloud-Kontos des Mitarbeiters fest.

Position

Hier finden Sie alle Informationen, die die Position des Mitarbeiters im Unternehmen beschreiben:

  • Mitarbeiternummer / Zweite Mitarbeiternummer: Verwenden Sie diese Felder, um die interne Mitarbeiternummer(n) zu dokumentieren, die Ihr Unternehmen möglicherweise verwendet.
  • Badgenummer: Tragen Sie die Nummer der Karte oder des Schlüsselanhängers ein, die Ihre Mitarbeiter zum Buchen verwenden. Die Nummer ist auf der Karte aufgedruckt. Für die Schlüsselanhänger können Sie diese vor das Zeiterfassungsgerät halten, um die entsprechende Nummer zu sehen. Klicken Sie hier, um mehr über das Hinzufügen von Ausweisen und anderen Identifikationsmethoden zu den Zeiterfassungsgeräten zu erfahren.
  • Mitarbeiter-Status: Der Status bestimmt, ob ein Mitarbeiter im Unternehmen aktiv ist. Inaktive Mitarbeiter werden nicht mit den Zeiterfassungsgeräten synchronisiert.
  • Aktiv seit / Aktiv bis: Verwenden Sie diese Daten, um den Zeitraum festzulegen, in dem der Mitarbeiter in Ihrem TimeMoto-Konto aktiv ist. Das Enddatum ist nicht notwendig, es sei denn, es wurde bereits festgelegt.
  • Gehaltsvorlage: Enthält alle Informationen zu [Gehalt und Überstunden] des Mitarbeiters.
  • Dienstplan: Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, den zugewiesenen Dienstplan des Mitarbeiters anzugeben. Beim Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters geben Sie das Startdatum des Dienstplans an, indem Sie das Datum unter [Aktiv seit] oben eingeben.

Tipp: Falls sich Ihre Dienstpläne häufig ändern und Sie auf den TimeMoto Plus-Plan aufgerüstet haben, empfehlen wir die Verwendung der Kalenderfunktion, in diesem Fall können Sie dieses Feld leer lassen.

  • Stundenlohn: Wenn der Mitarbeiter noch keine Gehaltsvorlage hat, können Sie dieses Feld verwenden, um einen festen Stundenlohn für die Lohnberichte des Mitarbeiters festzulegen.
  • Urlaubsprofil: Weisen Sie dies zu, um den jährlichen Urlaubsanspruch zu bestimmen.
  • Freizeitausgleich: (nur mit TimeMoto Plus!) Hat Ihr Mitarbeiter bereits Überstunden angesammelt, die noch nicht ausgeglichen wurden? Kein Problem! Sie können den aktuellen Saldo seinem Freizeitausgleichs-Saldo hinzufügen und für später aufbewahren.

  • Notfallteammitglied: Mitglieder des Notfallteams haben die Befugnis, Feueralarme auszulösen, um Ihr Personal vor Ort im Notfall zu alarmieren.
  • Abteilung: Sie können mehr Struktur in Ihr Unternehmen bringen, indem Sie Abteilungen zuweisen.
  • Standorte: Wenn Sie Zeiterfassungsgeräte an verschiedenen Standorten (verschiedene Adressen) registriert haben, können Sie festlegen, an welchen Standorten Ihr Mitarbeiter ein- und auschecken darf. Wenn Ihr Mitarbeiter keine solchen Einschränkungen hat oder Sie nur ein Zeiterfassungsgerät oder einen Standort haben, empfehlen wir, dieses Feld leer zu lassen.
  • Rechte (dieses Feld ist verpflichtend!): Beschränkt den Zugang Ihres Mitarbeiters zu den Daten und Einstellungen der Cloud. Erfahren Sie mehr über Mitarbeiterberechtigungen hier.
  • Ansichtsrechte: (Nur für Benutzer!) Während reguläre Benutzer nur ihre eigenen Berichte und Profile sehen können, können sie andere Kollegen im Kalender und auf der Seite Anwesenheit heute sehen, abhängig von ihren Ansichtsrechten. Komplett begrenzte Benutzer können nur sich selbst sehen. Aber Sie können ihnen auch erlauben, Kollegen zu sehen, die denselben Abteilungen oder Standorten zugewiesen sind. Oder Sie erlauben ihnen, alle Mitarbeiter zu sehen, unabhängig von ihrer Abteilung oder ihrem Standort.
  • Online-Buchungen zulassen: Wenn Sie diese Option aktivieren, erlauben Sie Ihrem Mitarbeiter, die TimeMoto App zum Buchen zu verwenden.
  • Geofencing anwenden: Wenn Sie diese Option aktivieren, schränken Sie die mobile Buchungen Ihres Mitarbeiters gemäß Ihren allgemeinen (oder standortspezifischen) Geofencing-Einstellungen ein. Mehr über dazu erfahren Sie hier.
  • Standorte erstellen: Diese Einstellung legt fest, ob Mitarbeiter neue Standorte registrieren können, indem sie an bisher unbekannten Standorten mobil buchen. Sie können diese Einstellung auf "erlaubt" oder "nicht erlaubt" oder auf "Standard" gemäß den Einstellungen unter [Allgemeine Informationen] > [Standort-Lokalisierung] setzen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf [Speichern], um Ihren neuen Mitarbeiter hinzuzufügen.

Hinweis: Sofern Sie unter der Rubrik Persönlich eine E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie nun eine E-Mail-Einladung auslösen, mit der Ihr Mitarbeiter sein eigenes TimeMoto-Konto aktivieren kann.

Mitarbeiter verwalten

Sobald Sie neue Mitarbeiter zu Ihrem Konto zugefügt haben, stehen Ihnen noch mehr Informationen und Einstellungen zur Verfügung, die mit der Zeit von Belang sein könnten.

Während Sie die Mitarbeiter-Seite aufgerufen haben, können Sie auf den Namen eines Mitarbeiters klicken, um dessen Details zu öffnen. Sie können diese Details von hier aus ändern. Klicken Sie auf [Speichern], um alle vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Um einen detaillierten Überblick über alle Einstellungen Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, empfehlen wir Ihnen den Artikel über die [Mitarbeiterkarte].


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