Abwesenheiten planen

  • Zuletzt aktualisiert am 17. Mai 2024 um 12:47

Anmerkung: Sie können dies in Ihrer Cloud nicht finden? Dieser Artikel enthält Funktionen, die verfügbar sind mit dem Plus-Plan von TimeMoto Cloud. Falls Sie das beste aus Ihrem Cloud-Konto herausholen möchten, upgraden Sie Ihren Plan Ihren Bedürfnissen entsprechend!

Haben Sie sich bereits den Kalender angesehen? Haben Sie Ihre ersten Aktivitäten geplant? Möglicherweise möchten Sie jetzt einige Abwesenheiten verwalten. Wenn ja, sind Sie hier genau richtig! In diesem Artikel werden wir über die Planung von Abwesenheiten sprechen und worauf Sie achten sollten, wenn Sie verschiedene Arten von Abwesenheiten verwalten.

Bevor Sie mit der Planung beginnen...

Für eine erfolgreiche Abwesenheitsverwaltung ist es am besten, einige Einstellungen im Voraus vorzunehmen. Es ist sehr einfach und Sie müssen dieses Setup für gewöhnlich nur einmal durchführen. Dann sollten Sie vorbereitet sein.

Schritt 1: Abwesenheitseinstellungen vorbereiten

Bevor Sie Ihre Abwesenheiten korrekt planen können, sollten Sie Ihre Abwesenheitsverwaltung so einrichten, dass sie Ihre Anforderungen erfüllen. Greifen Sie auf die Einstellungen für [Pausen und Abwesenheiten] zu, um die folgenden Funktionen anzupassen:

  • Feiertage: Hier richten Sie automatisch die Feiertage für das gesamte Unternehmen ein. Wenn Ihre Feiertage je nach Standort variieren, empfehlen wir Ihnen, stattdessen die [Standort]-Einstellungen zu verwenden, um Ihre verschiedenen Feiertage einzurichten. Für weitere Informationen können Sie den dazugehörigen Artikel zur Feiertagsverwaltung überprüfen.
  • Abwesenheitsverwaltung: Bereiten Sie die Abwesenheitsverwaltung vor, um Ihre Abwesenheiten korrekt in der Mitarbeiterkarte und im Zeitbericht zu dokumentieren.
  • Abwesenheitstypen: Um TimeMoto zu helfen, zu verstehen, wie verschiedene Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen behandelt werden, können Sie Abwesenheitstypen verwenden. Sie können so viele Typen wie nötig einrichten und sie mit einer von drei verschiedenen Methoden zur Abwesenheitsvergütung kombinieren.

Gut zu wissen: Für weitere Informationen können Sie gerne unseren Leitfaden zu den Einstellungen für [Pausen und Abwesenheiten] lesen.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Schichten vor

Bevor Mitarbeiter von der Arbeit entschuldigt werden müssen, gibt es normalerweise eine geplante Schicht, die sie hätten arbeiten müssen. TimeMoto funktioniert nach dem gleichen Prinzip: Eine Abwesenheit kann am genauesten berechnet werden, sobald eine geplante Schicht vorhanden ist, mit der der Eintrag kombiniert werden kann.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen sicherzustellen, dass zuerst eine Schicht geplant ist. Dies erfolgt normalerweise mit einem Dienstplan.

Tipp: Falls Sie sich nicht sicher sind, ob ein Mitarbeiter bereits für einen bestimmten Tag eingeplant ist, werfen Sie einen Blick auf den Kalender des Mitarbeiters. Sofern Sie einen Eintrag für den betreffenden Mitarbeiter finden, können Sie mit der Planung der Abwesenheit(en) fortfahren.

Abwesenheit planen

Jetzt, da Sie alles vorbereitet haben, ist es Zeit, die Abwesenheit selbst zu planen. Wir gehen dabei Schritt für Schritt vor:

1. Öffnen Sie den Kalender des Mitarbeiters und gehen Sie zum Datum der Abwesenheit. Sollten Sie für den jeweiligen Mitarbeiter bereits Arbeit eingeplant haben, sollten Sie hier den Eintrag sehen, der die besagte Schicht enthält.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Eintrag und wählen Sie die letzte Option: [Abwesenheit hinzufügen]

3. Wählen Sie im nächsten Fenster den Abwesenheitstyp aus, der auf die Abwesenheit der Mitarbeiter zutrifft. Wenn Sie den benötigten Abwesenheitstyp nicht finden, gehen Sie bitte zurück zu Schritt 1.

4. Legen Sie nun die Dauer der Abwesenheit fest:

  • Ganztägige Abwesenheit: Mitarbeiter bleiben von der gesamten Schicht fern. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben [Ganzer Tag] aktiviert bleibt. Anschließend können Sie das Start- und Enddatum der Abwesenheit auswählen.
  • Anteilige Abwesenheit: Wenn die Abwesenheit nur für bestimmte Stunden gilt, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben [Ganzer Tag] und geben Sie stattdessen die Start- und Endzeiten an. Die Abwesenheit gilt dann nur für den ausgewählten Tag.

5. Optional können Sie eine Beschreibung zu Ihrem Planungselement für spätere Erkennung hinzufügen. Was auch immer Sie hier erwähnen, hat keinen Einfluss auf das Planungselement selbst.

6. Bestätigen Sie abschließend Ihre Einstellungen, indem Sie auf [Speichern] klicken.

Sollten Sie alle Schritte korrekt befolgt haben, zeigt der Kalender jetzt eine geplante Abwesenheit für den ausgewählten Zeitraum an.

Urlaubs-/Abwesenheitsanträge

Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter mit TimeMoto Cloud selbst Abwesenheiten (wie z. B. Urlaub) beantragen können? Diese Funktion soll die Abwesenheitsplanung erleichtern, da Mitarbeiter bereits alle Details im Voraus einfügen können. Alles, was Sie dann nur noch tun müssen, ist den Antrag zu genehmigen (oder abzulehnen, wenn Sie ihn nicht planen möchten).

Erfahren Sie mehr über ausstehende Abwesenheitsanträge in diesem Artikel:

Ausstehende Anträge


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